Zmiana systemu księgowego — jak przenieść dane i nie stracić miesiąca

Wybierz moment — to połowa sukcesu

Moment	Zalety	Ryzyka
Początek roku obrotowego	Czysty bilans otwarcia, spójne porównania roczne	Kumulacja z zamknięciem roku i sprawozdaniami
Początek kwartału	Krótsza historia do przeniesienia, mniejszy stres	Konieczne przeniesienie sald bieżących
Dowolny miesiąc	Nie odkładasz decyzji	Wymaga starannego uzgodnienia sald na dzień przejścia

Zasada: nie zaczynaj migracji w tygodniu, w którym wypadają terminy JPK i ZUS.

Co przenieść — lista kontrolna

1. Kontrahenci — nazwy, NIP-y, adresy, dane do faktur i płatności. Najlepszy moment na uporządkowanie duplikatów.
2. Plan kont — przy pełnej księgowości; warto przy okazji przemyśleć analitykę zamiast przenosić kalki sprzed lat.
3. Bilans otwarcia — salda kont na dzień przejścia. To warunek zgodności wszystkich późniejszych raportów.
4. Nierozliczone rozrachunki — otwarte należności i zobowiązania z podziałem na dokumenty, nie zbiorczo. Inaczej stracisz możliwość automatycznego parowania wpłat.
5. Kartoteki pracowników — dane osobowe, umowy, wymiary etatów, koszty i ulgi podatkowe, urlopy oraz — jeśli przenosisz się w trakcie roku — narastające podstawy do ZUS i PIT.
6. Stany magazynowe — ilości i wartości, uzgodnione z ostatnim remanentem lub inwentaryzacją.
7. Artykuły i cenniki — jeśli firma sprzedaje towary.
8. Numeracja dokumentów — kontynuacja serii, żeby nie zdublować numerów faktur.

Czego zwykle nie warto przenosić

• Wieloletniej historii dokumentów — obowiązek przechowywania spełnia dostęp do starego systemu.
• Nieaktywnych kontrahentów i artykułów — migracja to najlepsza okazja do sprzątania.
• Kont analitycznych, których nikt nie używał od lat.

Harmonogram na dwa tygodnie

1. Dni 1–2: konto w nowym systemie, ustawienia firmy, formy opodatkowania, numeracje.
2. Dni 3–5: import kontrahentów, artykułów i planu kont; weryfikacja próbki ręcznie.
3. Dni 6–8: bilans otwarcia i otwarte rozrachunki; uzgodnienie sald z poprzednim systemem co do grosza.
4. Dni 9–10: kadry — pracownicy, umowy, narastające podstawy; próbna lista płac porównana z ostatnią z poprzedniego systemu.
5. Dni 11–14: praca równoległa na wybranym kliencie lub obszarze; porównanie rejestru VAT i wyniku.

Jak sprawdzić, że migracja się udała

Trzy testy, które wyłapują większość problemów:

• Test bilansowy — suma sald Wn równa sumie sald Ma, a bilans otwarcia zgodny z zamknięciem poprzedniego okresu.
• Test rozrachunków — lista otwartych należności w nowym systemie zgadza się z zestawieniem ze starego, pozycja po pozycji.
• Test płacowy — przeliczenie ostatniej listy płac w nowym systemie daje te same kwoty netto, składki i zaliczki co oryginał.

Jeśli którykolwiek test nie przechodzi, nie idź dalej — błąd w bilansie otwarcia rozejdzie się na cały rok.

Pięć błędów, które kosztują najwięcej

1. Przeniesienie rozrachunków zbiorczo, jednym saldem na kontrahenta — traci się możliwość parowania wpłat z fakturami.
2. Pominięcie narastających podstaw w kadrach — pierwsza lista płac po zmianie liczy składki od zera.
3. Brak uzgodnienia stanów magazynowych — rozjazd wychodzi dopiero przy remanencie.
4. Zerwanie ciągłości numeracji faktur.
5. Odcięcie dostępu do starego systemu przed końcem okresu przechowywania dokumentacji.

Migracja do Contivo

W Contivo import klientów i danych startowych jest częścią wdrożenia, a nie osobno płatną usługą — bazę kontrahentów wczytujesz z pliku, konfigurację firmy przeprowadza kreator, a bilans otwarcia wprowadzasz z kontrolą bilansowania stron. Przez 30 dni testu możesz pracować równolegle ze starym systemem i porównać wyniki, zanim podejmiesz decyzję. Jeśli dopiero wybierasz nowe narzędzie, zacznij od kryteriów z tekstu jak wybrać program dla biura rachunkowego.