Koszt przypisany do budowy
Podstawą jest analityka projektowa: każdy dokument kosztowy trafia do konkretnego kontraktu. Dzięki temu da się w dowolnym momencie porównać poniesione koszty z wartością umowy i zafakturowanymi etapami — a nie dopiero po zakończeniu inwestycji.
- Materiały i ich zużycie na poszczególnych budowach.
- Faktury podwykonawców z przypisaniem do kontraktu.
- Praca własnych ekip i sprzętu.
- Wynajem sprzętu, transport i koszty zaplecza.
- Koszty ogólne rozdzielane na kontrakty według przyjętego klucza.
Rozliczanie etapów
Przy kontraktach rozłożonych na miesiące przychód powstaje w miarę odbioru etapów, potwierdzanego protokołem. Fakturę wystawia się po odbiorze, a przy zaliczkach — dokumentem zaliczkowym rozliczanym fakturą końcową. Contivo prowadzi te dokumenty jako powiązany ciąg, więc widać, ile z wartości umowy zostało już zafakturowane.
Kaucja gwarancyjna to nie rabat. Zatrzymana część wynagrodzenia pozostaje należnością wymagalną w późniejszym terminie, a nie pomniejszeniem przychodu. Zaksięgowana inaczej znika z rozrachunków i zwykle nikt się po nią nie zgłasza.
Podzielona płatność zamiast odwrotnego obciążenia
Do końca października 2019 roku usługi budowlane świadczone przez podwykonawcę rozliczało się odwrotnym obciążeniem. Ten mechanizm został zniesiony i zastąpiony obowiązkową podzieloną płatnością: przy transakcji przekraczającej ustawowy próg faktura musi zawierać adnotację o mechanizmie podzielonej płatności, a nabywca ma obowiązek zapłacić w tej formie. Odpowiedzialność jest po obu stronach — wystawca odpowiada za brak adnotacji, nabywca za zapłatę zwykłym przelewem.
W Contivo oznaczenie dokumentu decyduje o jego ujęciu w ewidencji, a przy przygotowaniu przelewu system pilnuje właściwej formy płatności. Więcej: rejestry VAT i przelewy do banku.
Podwykonawcy
Rozrachunki z podwykonawcami wymagają pilnowania terminów i dokumentów potwierdzających zapłatę — bo od nich zależy odpowiedzialność inwestora i wykonawcy. Lista zobowiązań z terminami płatności i historia rozliczeń z każdym kontrahentem są w jednym miejscu. Więcej: uzgadnianie rozrachunków.
Kaucje gwarancyjne
Zatrzymanie części wynagrodzenia na zabezpieczenie usunięcia wad to standard w umowach o roboty budowlane — i jeden z najczęstszych błędów księgowych w branży. Kaucja nie jest rabatem ani pomniejszeniem ceny: faktura opiewa na pełną kwotę, a zatrzymana część pozostaje należnością o odroczonym terminie. Zaksięgowanie jej jako pomniejszenia zaniża przychód i wypacza rozrachunki z wykonawcą.
Kaucja ma swój własny termin i łatwo o niej zapomnieć. Zwrot następuje po odbiorze albo po upływie okresu gwarancji, czasem po kilku latach. Contivo prowadzi kaucje jako osobne pozycje rozrachunków z datą zwolnienia, więc należność nie ginie wśród zapłaconych faktur i wraca na listę, gdy nadejdzie termin.
Materiały: zakup, zużycie, inwentaryzacja na budowie
- Materiał kupiony na konkretny kontrakt trafia do kosztu tego kontraktu, a nie do ogólnych zakupów.
- Materiał z magazynu wydaje się na budowę dokumentem rozchodu wewnętrznego z przypisaniem do projektu.
- Niewykorzystane materiały wracają na magazyn i zmniejszają koszt kontraktu.
- Materiały powierzone przez inwestora nie są własnością wykonawcy i prowadzi się je w ewidencji pozabilansowej.
- Spis na budowie na koniec roku domyka koszt kontraktu rzeczywistym zużyciem.
Solidarna odpowiedzialność i podzielona płatność
Przy robotach budowlanych wymienionych w załączniku do ustawy o VAT i transakcjach powyżej ustawowego progu obowiązuje mechanizm podzielonej płatności, a nabywca odpowiada solidarnie za podatek niezapłacony przez dostawcę. Dla generalnego wykonawcy oznacza to, że sposób zapłaty podwykonawcy jest kwestią własnego ryzyka, nie jego wygody. System oznacza faktury objęte obowiązkiem i przygotowuje przelewy we właściwym trybie — opisuje to strona kasa i bank.
Sprzęt budowlany i środki trwałe w budowie
Maszyny i sprzęt amortyzują się według stawek właściwych dla rodzaju, a nakłady na obiekty budowane na własne potrzeby gromadzi się na koncie środków trwałych w budowie do czasu oddania do używania. Do wartości początkowej wchodzą nie tylko materiały i robocizna, ale też koszty finansowania do dnia przyjęcia. Przedwczesne rozliczenie takich nakładów w koszty jest korektą, która boli przy kontroli.
Przepływy, które nie nadążają za pracą
W budownictwie zapłata przychodzi po odbiorze, a materiał i wynagrodzenia trzeba sfinansować wcześniej. Zestawienie przepływów w podziale na kontrakty pokazuje, który z nich finansuje pozostałe — i czy firma zarabia, czy tylko obraca pieniędzmi. Przy kontraktach wieloletnich warto zestawiać koszt poniesiony z zaawansowaniem robót, bo to różnica między tymi dwiema wielkościami jest pierwszym sygnałem problemu.