Flota i koszty eksploatacji
Każdy pojazd wymaga własnej analityki — inaczej nie da się powiedzieć, który zarabia, a który tylko jeździ. W Contivo koszty przypisuje się do pojazdu przy księgowaniu, a przy powtarzalnych dokumentach robi to schemat dekretacji: faktura od tej samej stacji paliw z tym samym numerem rejestracyjnym trafia tam, gdzie poprzednia.
- Paliwo, opłaty drogowe i przeprawy.
- Naprawy, przeglądy i części zamienne.
- Leasing i raty finansowania, z podziałem na część kapitałową i odsetkową.
- Ubezpieczenia rozliczane w czasie.
- Amortyzacja pojazdów będących środkami trwałymi.
Faktury z zagranicy
Tankowanie i opłaty poza krajem oznaczają faktury w walutach obcych oraz zwrot podatku z innych państw. Dokumenty przeliczane są po kursie właściwym dla dnia, a system prowadzi rozrachunki walutowe i liczy różnice kursowe przy zapłacie. Więcej: waluty i różnice kursowe.
Usługa transportowa w VAT zależy od trasy i nabywcy. Transport międzynarodowy, usługa dla firmy z innego państwa Unii i przewóz krajowy rozliczają się różnie. Oznaczenie transakcji przy wystawianiu faktury decyduje o tym, jak trafi do ewidencji i do informacji podsumowującej.
Kierowcy
Wynagrodzenia w transporcie to nie tylko stawka podstawowa — dochodzą składniki związane z pracą poza siedzibą, ewidencja czasu pracy z uwzględnieniem przepisów o czasie prowadzenia pojazdu i rozliczanie kosztów pobytu za granicą. Listy płac liczy ten sam silnik co w innych branżach, ale kartoteka pracownika musi mieć poprawnie ustawione składniki. Więcej: listy płac.
Płynność
Długie terminy płatności od zleceniodawców zderzają się z natychmiastowymi kosztami paliwa. Zestawienie należności z terminami wpływu i zobowiązań z terminami zapłaty pokazuje, gdzie robi się luka — zanim zrobi się problemem. Więcej: raporty zarządcze.
Odliczenie podatku od pojazdów i paliwa
| Sytuacja | Odliczenie |
|---|---|
| Pojazd ciężarowy powyżej ustawowej masy | Pełne, bez dodatkowych zgłoszeń. |
| Samochód osobowy używany także prywatnie | Połowa podatku od zakupu, paliwa i eksploatacji. |
| Samochód osobowy wyłącznie w działalności | Pełne, ale wymaga zgłoszenia pojazdu i prowadzenia ewidencji przebiegu. |
Różnica między połową a całością podatku przy flocie liczy się w dziesiątkach tysięcy złotych rocznie, ale pełne odliczenie kosztuje dyscyplinę: brak ewidencji przebiegu albo jeden prywatny przejazd podważa cały model. Contivo prowadzi ewidencję przy pojeździe i stosuje właściwy procent odliczenia automatycznie, zależnie od statusu pojazdu w kartotece.
Zwrot podatku zapłaconego za granicą
Tankowanie, opłaty drogowe i naprawy w innych państwach Unii oznaczają podatek, którego nie odlicza się w krajowej deklaracji — odzyskuje się go wnioskiem składanym za pośrednictwem polskiej administracji, w terminie upływającym po zakończeniu roku, którego dotyczy. Spóźnienie jest nieodwracalne, a kwoty przy stałych trasach bywają znaczące. System gromadzi faktury zagraniczne w podziale na kraje i okresy, więc skompletowanie wniosku nie polega na przeszukiwaniu segregatorów.
Leasing: operacyjny czy finansowy
- Przy leasingu operacyjnym kosztem jest cała rata, a pojazd pozostaje u finansującego.
- Przy finansowym pojazd trafia do ewidencji korzystającego, który amortyzuje go i zalicza do kosztów część odsetkową raty.
- Przy samochodach osobowych obowiązuje limit wartości, powyżej którego koszt rozlicza się proporcjonalnie.
- Wykup po zakończeniu umowy jest osobnym zdarzeniem z własnymi skutkami podatkowymi.
Contivo prowadzi harmonogramy rat, rozdziela część kapitałową od odsetkowej i stosuje limity, zamiast księgować ratę jako jedną kwotę kosztu.
Dokumenty, które przychodzą z opóźnieniem
W transporcie dokument kosztowy i przejazd rozmijają się w czasie. Zbiorcza faktura za paliwo czy opłaty drogowe przychodzi po miesiącu, a dotyczy kilkuset tankowań. Contivo przyjmuje takie zestawienia pozycjami i przypisuje je do pojazdów po numerze karty, dzięki czemu koszt trafia na właściwy pojazd, a nie na wspólne konto floty.
Rentowność kursu, nie tylko miesiąca
Zestawienie przychodów i kosztów w podziale na pojazd i zlecenie pokazuje, które trasy zarabiają. Przy stałych zleceniodawcach z długimi terminami zapłaty obok rentowności trzeba patrzeć na zatory — lista należności z terminami i automatyczne wezwania opisuje strona windykacja należności.