Usługi dla kontrahenta zagranicznego
Przy usługach świadczonych dla firmy z innego państwa miejscem opodatkowania jest zwykle kraj nabywcy, a fakturę wystawia się bez podatku, z adnotacją o odwrotnym obciążeniu. Transakcje unijne trafiają do informacji podsumowującej, a numer VAT UE kontrahenta trzeba zweryfikować. System pilnuje oznaczeń w ewidencji i sam dopisuje pozycję do informacji podsumowującej. Więcej: biała lista i VIES.
Waluty
Faktura w euro albo dolarze przelicza się po kursie z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego, a przy zapłacie powstają różnice kursowe. Przy stałej współpracy z jednym zagranicznym klientem to najczęstsze źródło rozjazdu między saldem rachunku walutowego a rozrachunkiem w księgach. Więcej: waluty i różnice kursowe.
Zakup narzędzi to import usług. Abonamenty na chmurę, hosting i licencje kupowane od dostawców spoza kraju rozlicza się przez samonaliczenie podatku. Przy kilkunastu takich fakturach miesięcznie warto to zautomatyzować — inaczej każda z nich jest osobną decyzją.
IP Box
Preferencyjna stawka od dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej wymaga wyodrębnionej ewidencji: przychodów z danego prawa, kosztów przypadających na jego wytworzenie i wskaźnika nexus. To ewidencja prowadzona obok podstawowych ksiąg, więc od początku roku trzeba wiedzieć, że będzie potrzebna — analitykę projektową ustawia się z góry, a nie odtwarza w grudniu.
Zespół
- Umowy o pracę, zlecenia i współpraca z podwykonawcami na własnej działalności.
- Podwyższone koszty uzyskania przychodu przy przeniesieniu praw autorskich.
- Rozliczanie kontraktorów zagranicznych i obowiązki płatnika.
- Koszty narzędzi i sprzętu, w tym amortyzacja i limity przy zakupach jednorazowych.
Rozliczenia z klientem
Przy stałych umowach serwisowych sprawdzają się faktury cykliczne, przy projektach rozliczanych etapami — faktury zaliczkowe i końcowe. Jedno i drugie generuje rozrachunek i pozycję rejestru VAT bez dodatkowej pracy. Więcej: faktury cykliczne.
Import usług, czyli chmura i narzędzia zza granicy
Hosting, usługi chmurowe, licencje na oprogramowanie, reklama w zagranicznych serwisach — dla polskiego podatnika to import usług. Podatek rozlicza nabywca: wykazuje jednocześnie podatek należny i naliczony, więc przy pełnym prawie do odliczenia operacja jest neutralna. Neutralna nie znaczy jednak niewidoczna — pominięcie takiej faktury zaniża obie strony rozliczenia i wychodzi przy pierwszej weryfikacji.
Faktura od zagranicznego dostawcy nie wygląda jak polska faktura. Bywa potwierdzeniem płatności z karty, bez numeru NIP i bez stawki. Contivo rozpoznaje takie dokumenty jako import usług po kontrahencie, nalicza obie strony podatku i dopisuje pozycję do właściwych pól rozliczenia, zamiast wymagać ręcznego dekretu przy każdej subskrypcji.
Podatek u źródła przy zakupach niematerialnych
Płatność za licencję, usługę doradczą czy reklamową na rzecz podmiotu zagranicznego może rodzić obowiązek poboru podatku u źródła. Zwolnienie albo obniżoną stawkę z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania stosuje się po uzyskaniu certyfikatu rezydencji odbiorcy i przy zachowaniu należytej staranności. Contivo prowadzi rejestr certyfikatów z datami ważności i oznacza płatności, przy których certyfikatu brakuje albo stracił ważność.
Prace rozwojowe i ulga B+R obok IP Box
- Ulga badawczo-rozwojowa odlicza koszty kwalifikowane od podstawy opodatkowania.
- IP Box obniża stawkę od dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej.
- Obie preferencje wymagają wyodrębnionej ewidencji — innej dla każdej z nich.
- Koszty wynagrodzeń programistów trzeba przypisać do projektów, a nie tylko do działu.
- Dokumentacja projektowa jest elementem obrony stanowiska, nie formalnością.
W Contivo analityka projektowa działa na kosztach, listach płac i czasie pracy jednocześnie, więc ewidencja na potrzeby ulg powstaje przy okazji normalnej pracy, a nie w arkuszu tworzonym raz w roku.
Sprzęt i licencje w kosztach
Komputery, serwery i urządzenia sieciowe powyżej ustawowego progu trafiają do ewidencji środków trwałych i amortyzują się w czasie, z możliwością odpisu jednorazowego w granicach limitu. Licencje na oprogramowanie są wartościami niematerialnymi i prawnymi z własnym okresem amortyzacji, a subskrypcje — zwykłym kosztem okresu. Rozróżnienie wygląda na drobiazg, ale decyduje o tym, kiedy wydatek obciąży wynik.
Rozliczanie podwykonawców na własnej działalności
Model, w którym zespół pracuje na kontraktach B2B, przenosi część ryzyka na dokumentację. Faktura od podwykonawcy musi odpowiadać faktycznie wykonanej pracy, a przy jednym zleceniodawcy i stałych godzinach pojawia się pytanie o charakter współpracy. Contivo wiąże faktury podwykonawców z projektami i etapami, więc koszt projektu jest kompletny, a dokumentacja pokazuje, za co zapłacono. Zobacz też umowy zlecenia i o dzieło.