Kalendarz i normy
Dla firmy ustala się kalendarz pracy z uwzględnieniem dni wolnych i świąt, a dla pracownika — wymiar etatu i system czasu pracy. Z tego wynika norma godzin w okresie rozliczeniowym, do której odnosi się faktycznie przepracowany czas.
Co odnotowuje ewidencja
- Godziny przepracowane w poszczególnych dniach, także w porze nocnej.
- Nadgodziny z podziałem na dobowe i średniotygodniowe oraz sposób ich rozliczenia — dodatkiem albo czasem wolnym.
- Urlop wypoczynkowy, na żądanie, bezpłatny i okolicznościowy.
- Zwolnienia lekarskie i opieka nad członkiem rodziny.
- Dni wolne z tytułu opieki nad dzieckiem i siły wyższej.
- Delegacje i czas pracy poza stałym miejscem wykonywania obowiązków.
Brak godzin zatrzymuje listę płac. Przy pracownikach rozliczanych stawką godzinową system nie naliczy wynagrodzenia bez zapisanej ewidencji — i mówi to wprost, zamiast wyliczyć zero i pozwolić temu przejść dalej.
Wymiar i saldo urlopu
Wymiar urlopu wynika ze stażu pracy i wymiaru etatu, z uwzględnieniem lat nauki. System prowadzi bieżące saldo: przysługujące, wykorzystane, zaległe z poprzedniego roku i pozostałe do wykorzystania. Przy zmianie etatu w trakcie roku wymiar jest przeliczany proporcjonalnie.
Wpływ na wynagrodzenie
Godziny i nieobecności przechodzą wprost do listy płac: nadgodziny jako dodatki, urlop jako wynagrodzenie urlopowe liczone z okresu odniesienia, choroba jako wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek. Nie ma etapu przepisywania danych z jednego systemu do drugiego. Więcej: listy płac.
Dokumentacja
Karty ewidencji czasu pracy i wnioski urlopowe wchodzą do dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie. Więcej: e-teczka pracownika.
Co musi zawierać ewidencja
Kodeks pracy wymaga ewidencji prowadzonej odrębnie dla każdego pracownika, obejmującej nie tylko liczbę przepracowanych godzin, ale też ich rozkład. W praktyce oznacza to:
- Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w każdej dobie.
- Pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w niedziele i święta oraz w dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.
- Dyżury z podziałem na miejsce pełnienia.
- Urlopy, zwolnienia od pracy i inne usprawiedliwione oraz nieusprawiedliwione nieobecności.
- Przy pracownikach młodocianych — czas pracy przy pracach wzbronionych.
Ewidencję przechowuje się razem z dokumentacją pracowniczą przez okres wymagany dla akt osobowych, czyli co do zasady dziesięć lat od końca roku, w którym zakończył się stosunek pracy.
Normy i odpoczynki, których system pilnuje
| Parametr | Granica |
|---|---|
| Norma dobowa | 8 godzin, z wyjątkami dla systemów równoważnych. |
| Norma tygodniowa | Przeciętnie 40 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. |
| Odpoczynek dobowy | Co najmniej 11 godzin nieprzerwanie. |
| Odpoczynek tygodniowy | Co najmniej 35 godzin nieprzerwanie. |
| Nadgodziny z przyczyn szczególnych potrzeb | Limit roczny określony ustawą, podwyższany zapisem w układzie lub regulaminie. |
Grafik, który narusza którąś z tych granic, jest oznaczany w momencie planowania, a nie po fakcie. To różnica między naruszeniem, które da się jeszcze odwrócić, a naruszeniem, które trzeba wyjaśniać inspekcji.
Nadgodziny: dodatek albo czas wolny
Za pracę ponad normę przysługuje normalne wynagrodzenie wraz z dodatkiem — wyższym za pracę w nocy, w niedziele i święta oraz w dni wolne, niższym w pozostałych przypadkach. Zamiast dodatku można udzielić czasu wolnego: na wniosek pracownika w stosunku jeden do jednego, bez wniosku — w wymiarze o połowę wyższym. Contivo prowadzi oba warianty, pilnuje terminu oddania czasu wolnego i przenosi do listy płac tylko te nadgodziny, które rzeczywiście mają być wypłacone.
Okres rozliczeniowy zmienia wynik. Przy dłuższym okresie rozliczeniowym nadgodziny średniotygodniowe ustala się dopiero na jego koniec, więc miesięczne wypłaty nie pokazują pełnego obrazu. System liczy obie kategorie osobno — dobowe na bieżąco, średniotygodniowe przy zamknięciu okresu — i pokazuje, ile z tego trafi do wypłaty.
Kiedy ewidencji godzin się nie prowadzi
Ewidencji godzin nie prowadzi się między innymi dla pracowników objętych systemem zadaniowym, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę w nocy. Obowiązek ewidencjonowania samych nieobecności i urlopów pozostaje jednak w mocy — i właśnie to rozróżnienie bywa mylone. Contivo pozwala ustawić tryb per pracownik, zamiast wymuszać jeden model na całą firmę.
Skąd biorą się dane
Godziny mogą pochodzić z grafiku, z wniosków pracownika zatwierdzanych przez przełożonego, z rejestracji w aplikacji mobilnej albo z importu z zewnętrznego systemu rejestracji czasu pracy. Niezależnie od źródła trafiają do jednej ewidencji, z której liczą się dodatki na liście płac i z której powstaje wydruk dla inspekcji.