Kalendarz i normy
Dla firmy ustala się kalendarz pracy z uwzględnieniem dni wolnych i świąt, a dla pracownika — wymiar etatu i system czasu pracy. Z tego wynika norma godzin w okresie rozliczeniowym, do której odnosi się faktycznie przepracowany czas.
Co odnotowuje ewidencja
- Godziny przepracowane w poszczególnych dniach, także w porze nocnej.
- Nadgodziny z podziałem na dobowe i średniotygodniowe oraz sposób ich rozliczenia — dodatkiem albo czasem wolnym.
- Urlop wypoczynkowy, na żądanie, bezpłatny i okolicznościowy.
- Zwolnienia lekarskie i opieka nad członkiem rodziny.
- Dni wolne z tytułu opieki nad dzieckiem i siły wyższej.
- Delegacje i czas pracy poza stałym miejscem wykonywania obowiązków.
Brak godzin zatrzymuje listę płac. Przy pracownikach rozliczanych stawką godzinową system nie naliczy wynagrodzenia bez zapisanej ewidencji — i mówi to wprost, zamiast wyliczyć zero i pozwolić temu przejść dalej.
Wymiar i saldo urlopu
Wymiar urlopu wynika ze stażu pracy i wymiaru etatu, z uwzględnieniem lat nauki. System prowadzi bieżące saldo: przysługujące, wykorzystane, zaległe z poprzedniego roku i pozostałe do wykorzystania. Przy zmianie etatu w trakcie roku wymiar jest przeliczany proporcjonalnie.
Wpływ na wynagrodzenie
Godziny i nieobecności przechodzą wprost do listy płac: nadgodziny jako dodatki, urlop jako wynagrodzenie urlopowe liczone z okresu odniesienia, choroba jako wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek. Nie ma etapu przepisywania danych z jednego systemu do drugiego. Więcej: listy płac.
Dokumentacja
Karty ewidencji czasu pracy i wnioski urlopowe wchodzą do dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie. Więcej: e-teczka pracownika.