Struktura akt
| Część | Co zawiera |
|---|---|
| A | Dokumenty z okresu ubiegania się o zatrudnienie. |
| B | Nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia — umowy, aneksy, zakresy obowiązków, szkolenia. |
| C | Ustanie zatrudnienia — wypowiedzenie, świadectwo pracy. |
| D | Kary porządkowe. |
| E | Kontrola trzeźwości i badania na obecność środków działających podobnie do alkoholu. |
Dokument wgrywany do teczki trafia do wskazanej części i dostaje numer porządkowy, a system prowadzi wykaz dokumentów wymagany przy prowadzeniu akt w postaci elektronicznej.
Dokumenty generowane z danych
Umowa o pracę, aneks zmieniający wynagrodzenie, informacja o warunkach zatrudnienia i świadectwo pracy powstają z danych kartoteki, a nie przez wypełnianie pustego wzoru. Zmiana stanowiska albo stawki zapisana w kartotece od razu ma odbicie w dokumencie i w naliczaniu płac.
Postać elektroniczna ma swoje warunki. Dokumentacja prowadzona cyfrowo musi być zabezpieczona przed zmianą, dostępna przez cały okres przechowywania i możliwa do wydania pracownikowi. To wymagania organizacyjne, nie tylko techniczne — dlatego system prowadzi rejestr dostępu do akt.
Terminy, które same się przypominają
- Badania lekarskie wstępne, okresowe i kontrolne.
- Szkolenia BHP wstępne i okresowe.
- Koniec umowy na czas określony i termin na wypowiedzenie.
- Uprawnienia i certyfikaty z datą ważności.
- Okres przechowywania dokumentacji po zakończeniu zatrudnienia.
Dostęp
Uprawnienia do akt nadaje się osobno — kadrowa widzi całość, przełożony wyłącznie dane potrzebne do zarządzania zespołem, a pracownik swoje dokumenty. W biurze rachunkowym prowadzącym kadry dla wielu firm dostęp jest ograniczony do firm przypisanych danemu pracownikowi biura.