Struktura akt
| Część | Co zawiera |
|---|---|
| A | Dokumenty z okresu ubiegania się o zatrudnienie. |
| B | Nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia — umowy, aneksy, zakresy obowiązków, szkolenia. |
| C | Ustanie zatrudnienia — wypowiedzenie, świadectwo pracy. |
| D | Kary porządkowe. |
| E | Kontrola trzeźwości i badania na obecność środków działających podobnie do alkoholu. |
Dokument wgrywany do teczki trafia do wskazanej części i dostaje numer porządkowy, a system prowadzi wykaz dokumentów wymagany przy prowadzeniu akt w postaci elektronicznej.
Dokumenty generowane z danych
Umowa o pracę, aneks zmieniający wynagrodzenie, informacja o warunkach zatrudnienia i świadectwo pracy powstają z danych kartoteki, a nie przez wypełnianie pustego wzoru. Zmiana stanowiska albo stawki zapisana w kartotece od razu ma odbicie w dokumencie i w naliczaniu płac.
Postać elektroniczna ma swoje warunki. Dokumentacja prowadzona cyfrowo musi być zabezpieczona przed zmianą, dostępna przez cały okres przechowywania i możliwa do wydania pracownikowi. To wymagania organizacyjne, nie tylko techniczne — dlatego system prowadzi rejestr dostępu do akt.
Terminy, które same się przypominają
- Badania lekarskie wstępne, okresowe i kontrolne.
- Szkolenia BHP wstępne i okresowe.
- Koniec umowy na czas określony i termin na wypowiedzenie.
- Uprawnienia i certyfikaty z datą ważności.
- Okres przechowywania dokumentacji po zakończeniu zatrudnienia.
Dostęp
Uprawnienia do akt nadaje się osobno — kadrowa widzi całość, przełożony wyłącznie dane potrzebne do zarządzania zespołem, a pracownik swoje dokumenty. W biurze rachunkowym prowadzącym kadry dla wielu firm dostęp jest ograniczony do firm przypisanych danemu pracownikowi biura.
Przejście z papieru na postać elektroniczną
Zmiana postaci dokumentacji nie jest czynnością techniczną. Wymaga sporządzenia odwzorowania cyfrowego, czyli skanu wiernego oryginałowi, i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy — to one potwierdzają zgodność kopii z dokumentem papierowym. Tak przygotowany dokument staje się dokumentacją pracowniczą, a papier traci znaczenie prawne.
O zmianie postaci trzeba poinformować pracowników. Pracownik ma prawo odebrać poprzednią, papierową wersję dokumentacji w ustawowym terminie liczonym od zawiadomienia. Dokumentacji nieodebranej nie wolno zniszczyć przed upływem tego terminu. Contivo prowadzi rejestr zawiadomień i odbiorów, bo to właśnie ten etap bywa pomijany przy migracji.
Okres przechowywania
| Okres zatrudnienia | Jak długo przechowywać |
|---|---|
| Od 2019 roku | 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. |
| Od 1999 do 2018 roku | 50 lat albo 10 lat, jeżeli pracodawca złożył oświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA. |
| Przed 1999 rokiem | 50 lat, bez możliwości skrócenia. |
System trzyma datę graniczną przy każdej teczce i sygnalizuje zbliżające się upływy, zamiast zostawiać liczenie dziesięciolecia kalendarzowi w głowie kadrowej.
Kto co widzi
- Kadry — pełny dostęp do teczek firm, którymi się zajmują.
- Przełożony — tylko dane niezbędne do zarządzania zespołem, bez dokumentów wrażliwych.
- Pracownik — własne dokumenty, paski wypłat i wnioski w portalu pracownika.
- Biuro rachunkowe — zakres ustalony per firma, z zachowaniem rozdziału między klientami.
Każde otwarcie dokumentu zostawia wpis w dzienniku dostępu. Przy dokumentacji pracowniczej to nie nadmiar ostrożności, tylko element rozliczalności wymaganej przepisami o ochronie danych.
Wydanie dokumentacji po zakończeniu zatrudnienia
Wraz ze świadectwem pracy pracodawca przekazuje informację o okresie przechowywania dokumentacji, o prawie jej odbioru i o zniszczeniu po upływie terminu. Na żądanie wydaje kopię całości lub części dokumentacji — w postaci papierowej albo elektronicznej. Contivo składa taką kopię jednym poleceniem, w układzie części akt, razem z wykazem dokumentów.
Czego e-teczka nie zastępuje
Dokumentacja pracownicza to nie tylko akta osobowe. Obok nich prowadzi się dokumentację związaną ze stosunkiem pracy: ewidencję czasu pracy, karty ewidencji przydziału odzieży i środków ochrony, dokumenty urlopowe. W Contivo te zbiory są osobne, ale trzymane przy jednej kartotece pracownika, więc kontrola nie zaczyna się od szukania, gdzie co leży.