Co da się zrobić hurtem
| Obszar | Akcja zbiorcza |
|---|---|
| Dokumenty zakupu | Zaksięgowanie zatwierdzonych dekretów, zmiana konta kosztowego, przypisanie analityki, oznaczenie rodzaju wydatku. |
| Sprzedaż | Wystawienie faktur z powtarzalnych pozycji, wysyłka do KSeF, wysyłka do odbiorców, oznaczenie zapłaty. |
| Płatności | Przygotowanie paczki przelewów z zaznaczonych zobowiązań, ze sprawdzeniem rachunków w wykazie podatników. |
| Rozrachunki | Powiązanie transakcji z fakturami, kompensaty, wystawienie wezwań do zapłaty. |
| Kadry | Naliczenie list płac dla wszystkich pracowników firmy, wygenerowanie deklaracji PIT-11 dla całej załogi. |
Filtr jest ważniejszy niż sama akcja
Operacja masowa jest tak dobra, jak precyzyjny jest zbiór, na którym ją wykonujesz. Listy w Contivo filtruje się po okresie, kontrahencie, kwocie, statusie, kanale wpływu i tym, czy dokument został już zaksięgowany — a wybór można zawęzić do widocznych pozycji albo rozszerzyć na cały wynik filtra. Przed wykonaniem system pokazuje liczbę dokumentów, których dotknie akcja.
Masowa zmiana nie omija reguł. Dokument, którego nie da się zaksięgować pojedynczo — bo dekret się nie bilansuje albo okres jest zamknięty — nie zostanie zaksięgowany także zbiorczo. Po wykonaniu operacji widać listę pozycji pominiętych wraz z powodem.
Ślad po zmianie
Każda operacja zbiorcza zostaje w dzienniku aktywności: kto, kiedy, na ilu dokumentach i z jakim skutkiem. To ważne przy pracy zespołowej — jeśli po masowym przeksięgowaniu coś wygląda inaczej, niż powinno, da się dojść do momentu, w którym to się stało, zamiast szukać w ciemno.
Kiedy nie warto
Operacje masowe działają dobrze na dokumentach powtarzalnych: fakturach od tego samego dostawcy, opłatach abonamentowych, przelewach za media. Przy dokumentach niestandardowych — umowach, polisach, decyzjach — sensowniej jest przejść je pojedynczo, bo różnice między nimi są istotniejsze niż podobieństwa.