Co da się zrobić hurtem
| Obszar | Akcja zbiorcza |
|---|---|
| Dokumenty zakupu | Zaksięgowanie zatwierdzonych dekretów, zmiana konta kosztowego, przypisanie analityki, oznaczenie rodzaju wydatku. |
| Sprzedaż | Wystawienie faktur z powtarzalnych pozycji, wysyłka do KSeF, wysyłka do odbiorców, oznaczenie zapłaty. |
| Płatności | Przygotowanie paczki przelewów z zaznaczonych zobowiązań, ze sprawdzeniem rachunków w wykazie podatników. |
| Rozrachunki | Powiązanie transakcji z fakturami, kompensaty, wystawienie wezwań do zapłaty. |
| Kadry | Naliczenie list płac dla wszystkich pracowników firmy, wygenerowanie deklaracji PIT-11 dla całej załogi. |
Filtr jest ważniejszy niż sama akcja
Operacja masowa jest tak dobra, jak precyzyjny jest zbiór, na którym ją wykonujesz. Listy w Contivo filtruje się po okresie, kontrahencie, kwocie, statusie, kanale wpływu i tym, czy dokument został już zaksięgowany — a wybór można zawęzić do widocznych pozycji albo rozszerzyć na cały wynik filtra. Przed wykonaniem system pokazuje liczbę dokumentów, których dotknie akcja.
Masowa zmiana nie omija reguł. Dokument, którego nie da się zaksięgować pojedynczo — bo dekret się nie bilansuje albo okres jest zamknięty — nie zostanie zaksięgowany także zbiorczo. Po wykonaniu operacji widać listę pozycji pominiętych wraz z powodem.
Ślad po zmianie
Każda operacja zbiorcza zostaje w dzienniku aktywności: kto, kiedy, na ilu dokumentach i z jakim skutkiem. To ważne przy pracy zespołowej — jeśli po masowym przeksięgowaniu coś wygląda inaczej, niż powinno, da się dojść do momentu, w którym to się stało, zamiast szukać w ciemno.
Kiedy nie warto
Operacje masowe działają dobrze na dokumentach powtarzalnych: fakturach od tego samego dostawcy, opłatach abonamentowych, przelewach za media. Przy dokumentach niestandardowych — umowach, polisach, decyzjach — sensowniej jest przejść je pojedynczo, bo różnice między nimi są istotniejsze niż podobieństwa.
Gdzie masowość daje najwięcej
- Księgowanie zestawu faktur jednym schematem, po wcześniejszym sprawdzeniu podpowiedzi.
- Wysyłka faktur mailem do kilkuset kontrahentów, z treścią wiadomości z szablonu.
- Zmiana ceny albo stawki w grupie pozycji kartoteki czy szablonów cyklicznych.
- Weryfikacja rachunków całej kartoteki kontrahentów w wykazie podatników.
- Generowanie wezwań do zapłaty dla wszystkich przeterminowanych należności.
- Import wyciągu i rozliczenie rozpoznanych płatności jednym zatwierdzeniem.
- Naliczenie list płac dla całej firmy i wysyłka pasków do portalu pracownika.
Podgląd przed wykonaniem
Każda operacja masowa ma ten sam przebieg: wybór zakresu, podgląd skutków, wykonanie, raport. Podgląd jest tu najważniejszy, bo pokazuje, co dokładnie się zmieni — ile dokumentów, na jakie kwoty, z jakimi wyjątkami. Pozycje, których operacja nie obejmie, są wypisane z powodem, zamiast po cichu wypadać z zakresu.
Operacja masowa bez możliwości cofnięcia to nie oszczędność czasu, tylko ryzyko. W Contivo każda taka operacja ma identyfikator, a objęte nią dokumenty da się odszukać i wycofać jednym poleceniem — o ile nie zostały w międzyczasie zmienione. Dlatego raport z wykonania wymienia nie tylko sukcesy, ale i pozycje pominięte z przyczyną.
Kontrola uprawnień
Operacje obejmujące setki dokumentów są osobnym uprawnieniem, niezależnym od prawa do pracy na pojedynczym dokumencie. Dzięki temu osoba wprowadzająca faktury nie przeksięguje przez nieuwagę całego miesiąca, a w biurze rachunkowym zakres operacji ogranicza się do firm przypisanych danemu księgowemu.
Przykład: zamknięcie miesiąca w biurze
Typowy przebieg to pobranie faktur z KSeF dla wszystkich obsługiwanych firm, hurtowe zaksięgowanie tych, przy których podpowiedź jest pewna, wczytanie wyciągów i rozliczenie płatności, a na końcu zbiorcze przygotowanie plików JPK. To, co zostaje do ręcznej decyzji, jest wyjątkiem i widać je na jednej liście — zamiast przeglądać wszystko dokument po dokumencie. Zobacz też zamknięcie miesiąca.
Czego celowo nie robimy masowo
Nie wszystko powinno dać się zrobić hurtem. Usunięcie dokumentów, zmiana numeracji czy cofnięcie wysyłki do KSeF to czynności, przy których świadoma decyzja przy każdej pozycji jest warta straconego czasu. System ich masowo nie udostępnia i jest to wybór projektowy, a nie brak funkcji.