Dlaczego branża zmienia sposób pracy w programie
Różnice nie biorą się z innych przepisów, tylko z innej struktury dokumentów. Firma usługowa ma kilkanaście faktur miesięcznie i skomplikowany VAT, sklep internetowy — tysiące transakcji o identycznej treści, firma budowlana kilka umów rozliczanych etapami przez rok. Program, który dobrze radzi sobie z jednym z tych układów, przy drugim potrafi być bezużyteczny.
Trzy rzeczy decydują najczęściej: czy da się przyjąć dokumenty masowo zamiast pojedynczo, czy system rozumie transakcje zagraniczne bez ręcznego dopisywania oznaczeń, oraz czy przychód da się rozłożyć w czasie zgodnie z umową, a nie z datą wystawienia faktury.
Trzy pytania, które przesądzają o ustawieniu systemu
| Pytanie | Co z niego wynika |
|---|---|
| Kiedy powstaje przychód? | Przy wydaniu towaru, przy odbiorze etapu, z końcem okresu rozliczeniowego — od tego zależy, w którym miesiącu dokument się rozliczy. |
| Gdzie siedzi koszt? | W towarze, w ludziach, w paliwie, w czasie pracy — to wyznacza, jaka analityka jest potrzebna, żeby wynik cokolwiek znaczył. |
| Kto jest nabywcą? | Konsument, firma krajowa czy kontrahent zagraniczny — to przesądza o sposobie dokumentowania i o stawce. |
Odpowiedzi na te trzy pytania różnią się bardziej między branżami niż same przepisy. Dlatego wdrożenie zaczyna się od nich, a nie od przeklikania ustawień.
Problemy, które wracają niezależnie od branży
- Dokumenty przychodzą po terminie, a rozliczenie trzeba zrobić na czas.
- Koszt bez przypisania do projektu, pojazdu czy lokalu nie mówi nic o rentowności.
- Zapłata i faktura rozmijają się w czasie, więc należności trzeba pilnować osobno.
- Część transakcji ma stawkę albo oznaczenie wymagające ręcznej decyzji.
- Dane trzeba oddać komuś jeszcze — biuru rachunkowemu, bankowi, inwestorowi.
Czego nie robimy osobnymi wersjami
Contivo nie ma wersji branżowych. To jeden system z jednym kompletem funkcji, w którym branżę odwzorowuje się ustawieniami: planem kont, analityką, schematami księgowania i szablonami dokumentów. Dzięki temu firma, która zmienia profil albo dokłada nową działalność, nie zmienia programu — i nie płaci za moduły, których akurat nie używa.
Jak wygląda wdrożenie w branży
Najszybciej widać to na własnych dokumentach. Przynosisz kilkanaście faktur sprzedaży i zakupu z ostatniego miesiąca, a my pokazujemy, co system rozpozna sam, gdzie trafi każda pozycja i co zostanie do decyzji. Taka rozmowa trwa krócej niż czytanie listy funkcji i daje konkretną odpowiedź zamiast deklaracji.
Branże
Wybierz swoją, żeby zobaczyć, co w niej sprawia najwięcej kłopotu.
Co jest wspólne niezależnie od branży
- Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych i odbierania ich z KSeF.
- Jednolity plik kontrolny JPK_V7M albo V7K razem z deklaracją VAT.
- Rozrachunki, których salda muszą się zgadzać z kontrahentami.
- Zamknięcie miesiąca i blokada okresu, żeby zaksięgowane dane nie zmieniały się po wysyłce deklaracji.
Te cztery rzeczy Contivo obsługuje tak samo dla wszystkich — różni się to, co dzieje się wcześniej, czyli sposób, w jaki dokumenty trafiają do systemu i jak są dekretowane.