Panel pracodawcy i panel pracownika
Contivo HRM to dwa światy w jednej aplikacji. Pracodawca prowadzi kartoteki, umowy, dokumenty i wnioski. Pracownik loguje się do własnego panelu: widzi swoje paski wynagrodzeń, składa wnioski urlopowe, podpisuje dokumenty i aktualizuje dane — bez maili i papierowych obiegówek.
Onboarding bez przepisywania danych
Nowy pracownik dostaje link i sam wypełnia swoje dane — także z telefonu. Link może być indywidualny (jednorazowy) albo uniwersalny dla całej rekrutacji: wisi na przykład w wiadomości powitalnej i obsługuje kolejne osoby, aż go unieważnisz. Kadrowa nie przepisuje PESEL-i z kwestionariuszy — sprawdza i zatwierdza.
Umowy i dokumenty w Wordzie, podpis w przeglądarce
- Umowa o pracę, świadectwo pracy, zaświadczenia i inne dokumenty generują się z danych kartoteki — do pobrania jako plik Word (.docx) albo do wydruku.
- Dokumenty wymagające akceptacji pracownik podpisuje elektronicznie w swoim panelu, a system pilnuje, co jest podpisane, a co czeka.
- E-teczka trzyma akta osobowe pracownika w jednym miejscu, z podziałem na części.
Czas pracy, urlopy, oddziały
Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe z akceptacją przełożonego są wbudowane. Firmy wielooddziałowe prowadzą rejestr oddziałów — z ręcznym dodawaniem albo zbiorczym wgraniem listy z Excela.
Aplikacja Contivo HRM na Androida i iPhone’a
Ewidencję czasu w terenie prowadzi się w aplikacji na telefon. Pracownik naciska START i STOP — także bez zasięgu, bo aplikacja zapisuje godzinę w telefonie i wysyła ją, gdy wróci internet — i widzi swoje godziny, kartę miesiąca i wnioski o korektę. Przełożony ma w niej swój zespół: kto zaczął, kto skończył, czyje godziny czekają na potwierdzenie, a za osobę bez telefonu sam naciśnie START i STOP. Kadry sprawdzają i zatwierdzają wpisy, układają rozkłady i zamykają miesiąc.
Ewidencja czasu pracy w aplikacji jest bezpłatna, a aplikacja działa po polsku, ukraińsku, rosyjsku i angielsku. Pracownik loguje się numerem telefonu i kodem SMS albo kartą z kodem QR od pracodawcy, kadry — tym samym loginem i hasłem co w przeglądarce. Na Androida plik instalacyjny i instrukcję instalacji krok po kroku znajdziesz na stronie aplikacji Contivo HRM, a na iPhone’a i iPada aplikację pobierzesz z App Store.
Pobierz aplikację na AndroidaContivo HRMPobierz w App StoreContivo HRM (otwiera App Store w nowej karcie)
HRM i księgowość podają sobie dane same. Kartoteki pracowników płyną z Contivo HRM do modułu kadrowego Contivo, a zatwierdzone listy płac wracają jako paski wynagrodzeń w panelu pracownika. Między systemami przechodzi się jednym kliknięciem, bez drugiego logowania. Naliczanie wynagrodzeń: listy płac w Contivo.
Dla biura rachunkowego i dla firmy
Firma może prowadzić HRM samodzielnie, a księgowość zostawić biuru pracującemu w Contivo — każdy widzi swoją część, dane się nie rozjeżdżają. Do jednej firmy można też zaprosić współzarządzających, na przykład wspólnika albo kierownika HR.
Import danych z poprzedniego programu
Kartoteki pracowników da się zaczytać z plików Excel oraz z eksportów kadrowych popularnych programów. System sam mapuje kolumny i pokazuje podgląd przed zapisem, więc migracja nie zaczyna się od ręcznego przepisywania stu teczek.
Co musi udźwignąć system kadrowo-płacowy
- Kartotekę pracownika jako jedno źródło danych dla umowy, listy płac i zgłoszeń do ubezpieczeń.
- Dokumentację pracowniczą z podziałem na części akt i z okresem przechowywania liczonym od ustania zatrudnienia.
- Ewidencję czasu pracy razem z nieobecnościami i urlopami.
- Naliczanie wynagrodzeń z uwzględnieniem zwolnień, ulg i potrąceń.
- Komplet dokumentów rocznych dla pracownika i dla urzędu.
Rozbicie tych obszarów na osobne narzędzia działa do pierwszej zmiany warunków zatrudnienia w połowie miesiąca. Wtedy okazuje się, że aneks jest w jednym miejscu, stawka w drugim, a lista płac liczy się według trzeciego.
Gdzie najczęściej powstają błędy
Nie w arytmetyce, tylko w danych wejściowych. Niezgłoszona zmiana wymiaru etatu, oświadczenie pracownika złożone i nieuwzględnione, nieobecność wpisana po naliczeniu listy — to one tworzą korekty. Dlatego kartoteka jest punktem wyjścia, a lista płac tylko wynikiem: zmiana w kartotece przelicza to, co jeszcze nie zostało zamknięte, zamiast czekać na ręczne powtórzenie.
Kadry w firmie i kadry w biurze rachunkowym
Firma potrzebuje przede wszystkim obsługi własnych ludzi: wniosków, grafików, dokumentów. Biuro rachunkowe potrzebuje czegoś innego — powtarzalności między klientami, wspólnych terminów i widoku, który pokazuje, w której firmie czegoś brakuje. Oba podejścia da się obsłużyć w jednym systemie, ale wymagają innego ustawienia ról i innego punktu wejścia do pracy.
Relacja do Contivo
Contivo HRM jest osobnym systemem skupionym na kadrach i płacach. Firmy prowadzące księgi w Contivo mają obszar kadrowo-płacowy dostępny w ramach jednego panelu — opisują go strony lista płac online, elektroniczne akta osobowe i ewidencja czasu pracy. Wybór zależy od tego, czy kadry mają stać obok księgowości, czy być jej częścią.