Cztery raporty, które wystarczą do prowadzenia firmy
| Raport | Na jakie pytanie odpowiada | Jak często czytać |
|---|---|---|
| Rachunek zysków i strat narastająco | Czy zarabiamy i na czym tracimy | Raz w miesiącu |
| Należności według terminów | Kto nam nie zapłacił i od jak dawna | Co tydzień |
| Zobowiązania z terminami | Ile musimy wydać w najbliższych dniach | Co tydzień |
| Sprzedaż w podziale na klientów i produkty | Skąd naprawdę pochodzi przychód | Raz w miesiącu |
Reszta raportów jest potrzebna okazjonalnie. Firmy, które próbują zacząć od kilkunastu zestawień naraz, zwykle po dwóch miesiącach nie czytają żadnego.
Dlaczego dane spóźniają się o sześć tygodni
- Dokumenty przekazywane raz w miesiącu. Nic nie da się policzyć wcześniej, niż dane w ogóle dotrą.
- Ręczne wprowadzanie. Przy kilkuset dokumentach księgowanie zajmuje dni, a nie godziny.
- Dane w kilku systemach. Sprzedaż w jednym narzędziu, koszty w drugim, płace w trzecim — połączenie ich wymaga arkusza i człowieka.
- Brak dostępu po stronie firmy. Każde zestawienie wymaga prośby do biura i czekania.
Trzy pierwsze punkty rozwiązuje bieżący obieg dokumentów i automatyczne księgowanie, czwarty — wspólny system, w którym firma ma własny podgląd. Piszemy o tym w tekście o systemie księgowym dla firm.
Wskaźniki, które warto oglądać co miesiąc
- Marża na sprzedaży — w ujęciu miesiąc do miesiąca, nie tylko rocznym. Spadek o kilka punktów widoczny w porę bywa cenniejszy niż całe roczne sprawozdanie.
- Średni czas spływu należności — ile dni mija od wystawienia faktury do zapłaty. Wzrost o tydzień to sygnał problemów płynnościowych, zwykle jeszcze zanim zabraknie gotówki.
- Struktura przeterminowania — ile należności jest po terminie do 30, do 60 i powyżej 90 dni.
- Udział największego klienta w przychodzie — miara ryzyka koncentracji.
- Koszty stałe do przychodu — pokazuje, ile miesięcy firma wytrzyma przy spadku sprzedaży.
Czego nie robić
Nie budować raportowania w arkuszu obok systemu. Arkusz zawsze rozjeżdża się z księgami i po pół roku nikt nie wie, która liczba jest prawdziwa. Nie mylić wyniku księgowego z gotówką — zysk nie oznacza pieniędzy na koncie, a firma z zyskiem potrafi stracić płynność. Nie oceniać miesiąca w oderwaniu od sezonowości — porównanie ma sens rok do roku albo narastająco.
Raporty w Contivo
Contivo prowadzi dziennik, księgę główną, zestawienie obrotów i sald oraz rachunek zysków i strat, a obok nich zestawienia sprzedaży, zakupów, należności i zadłużenia z podziałem na terminy. Wszystko liczy się na bieżąco, na podstawie dokumentów wprowadzonych do systemu — także tych zaksięgowanych automatycznie. Osobny moduł analiz AI przegląda dane, wskazuje odchylenia i trendy oraz opisuje je w języku naturalnym, zanim zestawienie trafi do człowieka. Firma może mieć własny dostęp do podglądu również wtedy, gdy księgi prowadzi biuro rachunkowe.
Zobacz wynik firmy bez czekania na zamknięcie miesiąca
Contivo pokazuje rachunek zysków i strat, zestawienie obrotów i sald oraz stan należności i zobowiązań na bieżąco — a moduł analiz AI sam wskazuje odchylenia. 30 dni bezpłatnego testu, bez karty płatniczej.
Rozpocznij bezpłatny testNajczęściej zadawane pytania
Czy raporty w trakcie miesiąca są wiarygodne?
Są wiarygodne w takim stopniu, w jakim kompletne są dane. Wynik przed zamknięciem miesiąca nie uwzględnia jeszcze wszystkich dokumentów kosztowych ani rozliczeń okresowych, więc traktuje się go jako obraz kierunku, a nie ostateczną wartość. Do decyzji operacyjnych — o cenie, zakupie, zatrudnieniu — taki obraz zwykle w zupełności wystarcza, o ile wiadomo, czego w nim brakuje.
Jakie raporty są najważniejsze dla właściciela małej firmy?
Cztery: rachunek zysków i strat narastająco, stan należności z podziałem na terminy przeterminowania, stan zobowiązań z terminami zapłaty oraz sprzedaż w podziale na klientów lub grupy produktów. Te cztery odpowiadają na pytania o rentowność, o pieniądze do odzyskania, o pieniądze do wydania i o źródło przychodu — czyli na wszystko, co jest potrzebne do bieżących decyzji.
Czy firma może mieć dostęp do raportów, gdy księgi prowadzi biuro rachunkowe?
Tak i to jest jedna z głównych zalet pracy w jednym systemie: biuro prowadzi księgi, a firma dostaje dostęp do podglądu wybranych danych — sprzedaży, rozrachunków, raportów. Znika wtedy zamawianie zestawień mailem i przesyłanie plików w tę i z powrotem, a biuro przestaje być pytane o to samo co miesiąc.