System kadrowo-płacowy dla biura rachunkowego — na co patrzeć przy wyborze

Cztery formy zatrudnienia — i cztery różne zestawy reguł

Portfel klientów biura zawiera zwykle wszystkie naraz, a każda liczy się inaczej:

Forma	Na co uważać w systemie
Umowa o pracę	Wymiar etatu, ewidencja czasu, nadgodziny, urlopy i nieobecności, wynagrodzenie chorobowe i zasiłki
Zlecenie	Zbiegi tytułów ubezpieczenia, dobrowolne chorobowe, koszty uzyskania 20%, zryczałtowany podatek przy małych kwotach, rozliczenie godzinowe
Umowa o dzieło	Prawa autorskie i podwyższone koszty, zgłoszenie RUD
B2B	Rozliczenie fakturą i powiązanie z rozrachunkami, nie z listą płac

Test praktyczny na demo: poproś o policzenie zlecenia dla studenta, zlecenia przy zbiegu z etatem u innego pracodawcy i umowy o pracę z chorobowym w połowie miesiąca. Jeśli system radzi sobie z tą trójką, poradzi sobie z większością portfela.

Czego wymagać poza samym naliczeniem

1. Akta osobowe (e-teczka) — dokumenty pracownika w systemie, a nie w segregatorze u klienta.
2. Ewidencja czasu pracy i nieobecności — z powiązaniem z listą płac; przy zleceniach godzinowych ewidencja godzin jest podstawą wypłaty.
3. Deklaracje ZUS — DRA, RCA, RSA w aktualnym formacie KEDU, generowane z list płac.
4. PIT-11 i PIT-4R — na wzorach urzędowych, z plikami do e-Deklaracji, powstające z tego, co faktycznie zaksięgowano.
5. Księgowanie list płac — automatyczny dekret do ksiąg, bez ręcznego przepisywania kwot.
6. Historia i korekty — możliwość przeliczenia listy po zmianie danych, z zachowaniem tego, co już wysłano do ZUS i US.

Dlaczego płace powinny mieszkać w systemie księgowym

Rozdzielenie kadr i księgowości na dwa programy generuje trzy stałe koszty: podwójną kartotekę pracowników, comiesięczne przenoszenie list płac do ksiąg oraz dwa niezależne cykle aktualizacji przy zmianach przepisów. W systemie zintegrowanym lista płac po zatwierdzeniu trafia do dziennika, składki i zaliczki od razu widać w rozrachunkach publicznoprawnych, a przelewy do ZUS i US wychodzą z tego samego miejsca co pozostałe płatności — na przykład w formacie Elixir-0.

Migracja kadr — najtrudniejszy fragment zmiany systemu

Przejście z jednego programu płacowego na drugi w trakcie roku wymaga przeniesienia nie tylko kartotek, ale też narastających podstaw: przychodu, składek, zaliczek i limitów. Bez tego pierwsza lista płac po zmianie policzy się od zera, a PIT-11 na koniec roku nie będzie zgodny z rzeczywistością. Dobry system pozwala wczytać historyczne listy płac z poprzedniego programu i odtworzyć je jeden do jednego — w Contivo służy do tego import kadrowy z wydruków poprzedniego systemu, obejmujący pracowników, historyczne listy płac i urlopy. Całość procesu opisujemy w tekście o zmianie systemu księgowego.

Czerwone flagi na demonstracji

• Deklaracje ZUS trzeba przepisywać do zewnętrznego programu.
• System nie obsługuje zbiegów tytułów ubezpieczenia albo wymaga ręcznego ustawiania każdej składki.
• Lista płac po korekcie danych nie daje się przeliczyć bez usuwania i tworzenia od nowa.
• Brak powiązania ewidencji czasu pracy z naliczeniem.
• Płace są osobno płatnym modułem, którego cena rośnie z liczbą pracowników klientów.

Kadry i płace w Contivo

Contivo obsługuje pracowników na umowie o pracę, zleceniu, umowie o dzieło i B2B: listy płac z rozliczeniem PIT, akta osobowe (e-teczka), ewidencję czasu pracy, urlopy i nieobecności oraz deklaracje ZUS DRA/RCA/RSA w formacie KEDU 5.7. Z zaksięgowanych list płac powstają PIT-11 i PIT-4R na wzorach urzędowych, wraz z plikami e-Deklaracji. Moduł kadrowy jest częścią systemu — w tej samej cenie co księgowość, faktury, magazyn i analizy AI.