Ile kosztuje system księgowy? Modele cenowe i koszty, których nie ma w cenniku

Cztery modele cenowe i to, kogo każdy premiuje

Model	Jak liczony	Komu sprzyja	Kogo karze
Za stanowisko	Opłata za każdego użytkownika	Firmom z jedną osobą w księgowości	Rosnącym zespołom biur rachunkowych
Za moduł	Osobno księgowość, kadry, magazyn	Firmom o wąskich potrzebach	Każdemu, kto z czasem potrzebuje więcej
Za dokument	Limit faktur lub księgowań w abonamencie	Firmom o małym wolumenie	Firmom handlowym i biurom w szczycie sezonu
Za obsługiwanego klienta	Opłata za każdy prowadzony podmiot	Biurom rachunkowym — koszt rośnie razem z przychodem	Podmiotom prowadzącym wiele firm bez przychodu z nich

Nie ma modelu obiektywnie najlepszego — jest model dopasowany do sposobu, w jaki zarabiasz. Dla biura rachunkowego naturalny jest ostatni: płacisz proporcjonalnie do liczby klientów, czyli do tego, za co sam wystawiasz faktury.

Koszty, których nie widać w tabeli z cennika

• Wdrożenie i migracja — w modelu klasycznym często osobna pozycja, liczona w dniach konsultanta.
• Aktualizacje — roczna opłata za prawo do nowych wersji; bez niej system przestaje nadążać za przepisami.
• Wsparcie — pakiet godzin albo umowa serwisowa; czasem podstawowa pomoc jest płatna.
• Dopłaty funkcjonalne — wysyłka e-deklaracji, e-sprawozdania, dodatkowe bazy danych, integracje bankowe.
• Infrastruktura — przy programie instalowanym: serwer, backup, prąd, administrator.
• Czas ludzi — najdroższa i najczęściej pomijana pozycja: godziny spędzone na przepisywaniu danych między narzędziami.

Jak policzyć koszt roczny w pięciu krokach

1. Wypisz wszystkie funkcje, których faktycznie używasz — łącznie z kadrami, magazynem i wysyłką deklaracji.
2. Poproś dostawcę o ofertę obejmującą dokładnie ten zakres, dla realnej liczby użytkowników i podmiotów.
3. Dodaj koszty roku drugiego: aktualizacje, wsparcie, ewentualne dodatkowe stanowiska.
4. Dolicz jednorazowe: wdrożenie, migrację, szkolenia, sprzęt.
5. Podziel sumę przez liczbę obsługiwanych podmiotów — to Twój koszt na klienta, jedyna liczba, którą da się uczciwie porównać między ofertami.

Przykład: biuro obsługujące 30 klientów

Załóżmy trzy osoby w zespole, klientów z kadrami i kilku z magazynem. W modelu „za stanowisko + za moduł" płacisz trzy licencje razy komplet modułów, plus opłatę aktualizacyjną i wsparcie — koszt rośnie przy każdym nowym pracowniku, choć liczba klientów się nie zmienia. W modelu „za klienta" 30 podmiotów w Contivo to 270 zł netto miesięcznie, niezależnie od tego, ile osób w biurze pracuje w systemie i z ilu modułów korzystają. Przy dziesięciu klientach jest to 90 zł, przy pięćdziesięciu — 450 zł.

Kiedy najtańsza oferta jest najdroższa

Trzy sytuacje, w których oszczędność zwraca się z nawiązką po stronie kosztów:

• Brak KSeF w standardzie — obejścia przez eksport XML kosztują czas przy każdym dokumencie.
• Brak automatycznej dekretacji — przy tysiącu dokumentów miesięcznie różnica w czasie pracy przewyższa dowolną różnicę w abonamencie. Co potrafi dziś automat, opisujemy w tekście o systemie księgowym AI.
• Brak kadr w systemie — drugi program oznacza drugą bazę pracowników i ręczne przenoszenie list płac.

Pytania, które warto zadać przed podpisaniem umowy

1. Co dokładnie zawiera cena, a co jest dodatkowo płatne?
2. Ile zapłacę w drugim i trzecim roku?
3. Czy są limity dokumentów, użytkowników albo podmiotów?
4. Czy migracja danych jest wliczona?
5. Jakie są warunki wypowiedzenia i w jakim formacie odzyskam swoje dane?
6. Czy zmiany wymuszone przepisami są w cenie, czy jako aktualizacja płatna?

Cennik Contivo bez gwiazdek

Contivo ma jeden plan: 9 zł netto miesięcznie za każdego obsługiwanego klienta, przy opłacie minimalnej 299,99 zł miesięcznie. W cenie są wszystkie moduły — faktury z KSeF, pełna księgowość z automatycznym księgowaniem AI, JPK_V7M lub V7K wraz z deklaracjami VAT, kadry i płace z ZUS KEDU 5.7, rozrachunki z Elixir-0, magazyn i analizy AI — a także aktualizacje i wsparcie. Bez opłat wdrożeniowych, bez licencji na stanowiska i bez limitu liczby klientów. Pierwsze 30 dni są bezpłatne i nie wymagają karty płatniczej.