Najem prywatny a najem w działalności
Najem poza działalnością gospodarczą rozlicza się ryczałtem według odrębnych stawek, bez możliwości odliczania kosztów. Najem w ramach działalności podlega zasadom właściwym dla wybranej formy opodatkowania i pozwala rozliczać koszty — ale nie amortyzację lokali mieszkalnych, bo od 2023 roku odpisy od budynków i lokali mieszkalnych nie są kosztem uzyskania przychodu. Amortyzować można nadal nieruchomości niemieszkalne. To rozstrzygnięcie zapada przed pierwszym przychodem i decyduje o całej ewidencji.
Comiesięczny cykl dokumentów
- Czynsz najmu — dokument wystawiany w stałym terminie, idealny do fakturowania cyklicznego.
- Media rozliczane ryczałtem albo według zużycia.
- Zaliczki na koszty wspólne i ich roczne rozliczenie.
- Kaucje zwrotne, które nie są przychodem.
- Koszty remontów i ulepszeń, rozliczane różnie w zależności od charakteru prac.
Kaucja nie jest przychodem. Wpłata zabezpieczająca zostaje zobowiązaniem wobec najemcy aż do rozliczenia umowy. Zaksięgowana jako przychód zawyża podstawę opodatkowania i znika z ewidencji w momencie, w którym trzeba ją zwrócić.
Refakturowanie mediów
Przeniesienie kosztu energii, wody czy ogrzewania na najemcę wymaga zachowania właściwej stawki podatku i przypisania do okresu, którego dotyczy zużycie. System pozwala powiązać fakturę zakupu z refakturą, żeby przy rozliczeniu rocznym było widać, co zostało przeniesione, a co pozostało kosztem właściciela.
Wiele lokali
Analityka po lokalu pokazuje, ile przynosi każda nieruchomość po odjęciu kosztów jej utrzymania. Przy kilkunastu lokalach to jedyny sposób, żeby zauważyć ten, który od dwóch lat dokłada do interesu.
Amortyzacja
Nieruchomości wykorzystywane w działalności trafiają do ewidencji środków trwałych, a odpisy naliczają się co miesiąc bez ręcznego wpisywania. Dotyczy to obiektów niemieszkalnych — lokale mieszkalne pozostają w ewidencji, ale ich amortyzacja nie obciąża już wyniku podatkowego. Więcej: środki trwałe i amortyzacja.