Najem prywatny a najem w działalności
Najem poza działalnością gospodarczą rozlicza się ryczałtem według odrębnych stawek, bez możliwości odliczania kosztów. Najem w ramach działalności podlega zasadom właściwym dla wybranej formy opodatkowania i pozwala rozliczać koszty — ale nie amortyzację lokali mieszkalnych, bo od 2023 roku odpisy od budynków i lokali mieszkalnych nie są kosztem uzyskania przychodu. Amortyzować można nadal nieruchomości niemieszkalne. To rozstrzygnięcie zapada przed pierwszym przychodem i decyduje o całej ewidencji.
Comiesięczny cykl dokumentów
- Czynsz najmu — dokument wystawiany w stałym terminie, idealny do fakturowania cyklicznego.
- Media rozliczane ryczałtem albo według zużycia.
- Zaliczki na koszty wspólne i ich roczne rozliczenie.
- Kaucje zwrotne, które nie są przychodem.
- Koszty remontów i ulepszeń, rozliczane różnie w zależności od charakteru prac.
Kaucja nie jest przychodem. Wpłata zabezpieczająca zostaje zobowiązaniem wobec najemcy aż do rozliczenia umowy. Zaksięgowana jako przychód zawyża podstawę opodatkowania i znika z ewidencji w momencie, w którym trzeba ją zwrócić.
Refakturowanie mediów
Przeniesienie kosztu energii, wody czy ogrzewania na najemcę wymaga zachowania właściwej stawki podatku i przypisania do okresu, którego dotyczy zużycie. System pozwala powiązać fakturę zakupu z refakturą, żeby przy rozliczeniu rocznym było widać, co zostało przeniesione, a co pozostało kosztem właściciela.
Wiele lokali
Analityka po lokalu pokazuje, ile przynosi każda nieruchomość po odjęciu kosztów jej utrzymania. Przy kilkunastu lokalach to jedyny sposób, żeby zauważyć ten, który od dwóch lat dokłada do interesu.
Amortyzacja
Nieruchomości wykorzystywane w działalności trafiają do ewidencji środków trwałych, a odpisy naliczają się co miesiąc bez ręcznego wpisywania. Dotyczy to obiektów niemieszkalnych — lokale mieszkalne pozostają w ewidencji, ale ich amortyzacja nie obciąża już wyniku podatkowego. Więcej: środki trwałe i amortyzacja.
Kaucja nie jest przychodem — dopóki nie zostanie zatrzymana
Kaucja zabezpieczająca ma charakter zwrotny, więc jej otrzymanie nie tworzy przychodu. Zmienia to dopiero moment, w którym wynajmujący zatrzymuje ją w całości lub w części na pokrycie szkód albo zaległego czynszu — wtedy zatrzymana kwota staje się przychodem. Contivo prowadzi kaucje jako osobne pozycje przy umowie, z informacją, czy zostały zwrócone, i nie miesza ich z wpłatami czynszowymi.
Ryczałt przy najmie prywatnym
Najem poza działalnością gospodarczą rozlicza się ryczałtem, według stawki podstawowej do ustawowego progu rocznych przychodów i wyższej od nadwyżki ponad ten próg. Przy małżonkach, między którymi istnieje wspólność majątkowa, próg liczy się dla obojga łącznie, a opodatkowanie całości przychodu przez jedno z nich wymaga złożenia oświadczenia. To właśnie na tych dwóch zasadach najczęściej powstają błędy w rozliczeniu rocznym.
Przy najmie prywatnym kosztów nie odlicza się wcale. Podatek liczy się od przychodu, więc remont, odsetki od kredytu czy ubezpieczenie nie zmniejszają podstawy. Jeżeli nakłady są duże, warto porównać ten model z najmem w ramach działalności — Contivo pokazuje przychody i koszty każdego lokalu osobno, co daje podstawę do takiego porównania.
Najem krótkoterminowy
- Przy zakwaterowaniu na doby mamy do czynienia z usługą, nie z klasycznym najmem — zmienia to stawkę podatku od towarów i usług.
- Rozliczenia przez platformy rezerwacyjne oznaczają prowizje, często stanowiące import usług.
- Wpływy przychodzą zbiorczo i wymagają rozbicia na rezerwacje.
- Sprzedaż na rzecz osób fizycznych może rodzić obowiązek rejestracji na kasie.
- Platformy przekazują dane o wynajmujących administracjom podatkowym.
Rozliczenie roczne i dokumenty
Przy ryczałcie przychody z najmu wykazuje się w zeznaniu PIT-28, osobno od przychodów z działalności. Przy najmie w ramach działalności wchodzą one do ogólnego rozliczenia firmy. W obu przypadkach podstawą jest ewidencja, w której widać, co wpłynęło od którego najemcy i za jaki okres — a nie wyciąg bankowy przeglądany w kwietniu. Zobacz też ryczałt ewidencjonowany.