Kiedy system sprawdza rachunek
- Przy zakładaniu kartoteki kontrahenta i przy zmianie numeru rachunku.
- Przy księgowaniu faktury zakupu, jeżeli kwota przekracza ustawowy próg.
- Przed utworzeniem paczki przelewów — dla każdej pozycji osobno.
- Na żądanie, dla wskazanego kontrahenta i wybranego dnia.
Wynik sprawdzenia zapisywany jest razem z datą i identyfikatorem odpowiedzi, bo w razie sporu liczy się dowód sprawdzenia w konkretnym dniu, a nie samo przekonanie, że rachunek był poprawny.
Ostrzeżenie, nie blokada. Rachunek spoza wykazu nie zawsze oznacza problem — bywa rachunkiem powierniczym, zagranicznym albo świeżo zgłoszonym. System oznacza taką pozycję i zostawia decyzję użytkownikowi, ale nie pozwala przejść obok niej bez świadomości.
Status VAT kontrahenta
Poza rachunkiem sprawdzany jest sam status podatnika: czynny, zwolniony, wykreślony. Ma to znaczenie przy odliczaniu podatku naliczonego z faktury wystawionej przez podmiot, który w dniu transakcji nie był już czynnym podatnikiem.
VIES przy transakcjach unijnych
Przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów prawo do stawki zero procent zależy między innymi od tego, czy nabywca ma ważny numer VAT UE. Contivo weryfikuje numer w bazie VIES i zapisuje potwierdzenie, a transakcja trafia do informacji podsumowującej. Więcej: rejestry VAT i deklaracja.
Dane z rejestrów przy zakładaniu kontrahenta
Numer NIP wystarczy, żeby pobrać nazwę, adres i formę prawną z rejestrów publicznych. Kartoteka wypełnia się sama, a wraz z nią rośnie szansa, że dane na fakturze będą zgodne z rejestrem. Więcej: kartoteka kontrahentów.