Kiedy system sprawdza rachunek
- Przy zakładaniu kartoteki kontrahenta i przy zmianie numeru rachunku.
- Przy księgowaniu faktury zakupu, jeżeli kwota przekracza ustawowy próg.
- Przed utworzeniem paczki przelewów — dla każdej pozycji osobno.
- Na żądanie, dla wskazanego kontrahenta i wybranego dnia.
Wynik sprawdzenia zapisywany jest razem z datą i identyfikatorem odpowiedzi, bo w razie sporu liczy się dowód sprawdzenia w konkretnym dniu, a nie samo przekonanie, że rachunek był poprawny.
Ostrzeżenie, nie blokada. Rachunek spoza wykazu nie zawsze oznacza problem — bywa rachunkiem powierniczym, zagranicznym albo świeżo zgłoszonym. System oznacza taką pozycję i zostawia decyzję użytkownikowi, ale nie pozwala przejść obok niej bez świadomości.
Status VAT kontrahenta
Poza rachunkiem sprawdzany jest sam status podatnika: czynny, zwolniony, wykreślony. Ma to znaczenie przy odliczaniu podatku naliczonego z faktury wystawionej przez podmiot, który w dniu transakcji nie był już czynnym podatnikiem.
VIES przy transakcjach unijnych
Przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów prawo do stawki zero procent zależy między innymi od tego, czy nabywca ma ważny numer VAT UE. Contivo weryfikuje numer w bazie VIES i zapisuje potwierdzenie, a transakcja trafia do informacji podsumowującej. Więcej: rejestry VAT i deklaracja.
Dane z rejestrów przy zakładaniu kontrahenta
Numer NIP wystarczy, żeby pobrać nazwę, adres i formę prawną z rejestrów publicznych. Kartoteka wypełnia się sama, a wraz z nią rośnie szansa, że dane na fakturze będą zgodne z rejestrem. Więcej: kartoteka kontrahentów.
Dlaczego próg ma znaczenie
Obowiązek zapłaty na rachunek z wykazu dotyczy transakcji między przedsiębiorcami o wartości przekraczającej ustawowy próg. Liczy się wartość całej transakcji, nie pojedynczej płatności, więc rozbicie zapłaty na raty nie wyprowadza z obowiązku. Skutki pominięcia są podwójne: wydatek w odpowiedniej części nie jest kosztem uzyskania przychodu, a nabywca odpowiada solidarnie za podatek niezapłacony przez dostawcę.
Zawiadomienie ratuje sytuację, ale tylko w terminie. Zapłatę na rachunek spoza wykazu można zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego zawiadomieniem ZAW-NR w ciągu siedmiu dni od zlecenia przelewu. Zgłoszenie po terminie nie przywraca kosztu. Contivo oznacza takie płatności od razu po zaksięgowaniu wyciągu, żeby termin nie upłynął niezauważony.
Co dokładnie jest sprawdzane
- Obecność rachunku w wykazie podatników VAT na konkretny dzień.
- Status podatnika: czynny, zwolniony, wykreślony lub przywrócony.
- Zgodność numeru NIP z nazwą i adresem z rejestru.
- Ważność numeru VAT UE kontrahenta w bazie VIES przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych.
- Data i identyfikator odpowiedzi, przechowywane jako dowód sprawdzenia.
Należyta staranność w praktyce
Organy oceniają nie dobre intencje, tylko czynności, które podatnik faktycznie wykonał i potrafi udokumentować. Pojedyncze sprawdzenie kontrahenta przy zawieraniu współpracy nie wystarcza, jeżeli po roku zmienił on rachunek albo status. Dlatego w Contivo weryfikacja jest zdarzeniem powtarzalnym, związanym z płatnością i z księgowaniem, a nie jednorazowym działaniem przy zakładaniu kartoteki.
Sprawdzanie masowe
Przed utworzeniem paczki przelewów system weryfikuje wszystkie pozycje naraz i pokazuje wynik przy każdej z osobna. Przy większej liczbie kontrahentów da się też przepuścić przez wykaz całą kartotekę — na przykład raz na kwartał — i dostać listę podmiotów, które zmieniły status albo rachunek od ostatniego sprawdzenia.
VIES i stawka zero procent
Przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów prawo do stawki zerowej zależy między innymi od ważnego numeru VAT UE nabywcy i od posiadania dowodów wywozu. Contivo sprawdza numer w bazie VIES przed wystawieniem faktury, zapisuje potwierdzenie i wprowadza transakcję do informacji podsumowującej. Brak ważnego numeru oznacza, że dokumentu nie da się wystawić ze stawką zerową bez świadomego obejścia ostrzeżenia.