System ERP dla księgowych — kiedy sam program księgowy przestaje wystarczać

Kiedy program księgowy przestaje wystarczać

Granica jest wyraźniejsza, niż się wydaje. Biuro potrzebuje ERP, gdy w portfelu pojawia się klient, u którego księgowość zależy od danych operacyjnych:

• magazyn — wycena zapasu na dzień bilansowy, remanent, koszt własny sprzedaży; bez dokumentów magazynowych w systemie liczy się to na piechotę,
• produkcja — rozchód surowców i przyjęcie wyrobu gotowego to zdarzenia księgowe, nie tylko operacyjne,
• kadry powyżej kilku osób — ewidencja czasu pracy, urlopy, zbiegi tytułów ubezpieczenia, kilka form zatrudnienia naraz,
• wielowalutowość — zakupy i sprzedaż w euro wymagają wyceny i rozliczenia różnic kursowych, a nie doraźnego przeliczenia w arkuszu,
• duży wolumen dokumentów — przy tysiącu faktur miesięcznie ręczna dekretacja przestaje być wykonalna.

Trzy sposoby, w jakie biura radzą sobie dziś z takim klientem

Model	Jak działa	Koszt ukryty
Eksport z ERP klienta	Klient przesyła pliki, biuro importuje albo przepisuje	Każda zmiana po stronie klienta psuje import; brak kontroli nad poprawnością danych źródłowych
Praca w systemie klienta	Biuro loguje się do ERP każdego klienta z osobna	Kilka różnych systemów, kilka interfejsów, brak wspólnego widoku obowiązków
Wspólny system	Klient i biuro pracują w tym samym systemie, na tych samych danych	Wymaga zmiany narzędzia po obu stronach — ale znika przenoszenie danych

Pierwszy model jest najtańszy na starcie i najdroższy w utrzymaniu. Trzeci wymaga decyzji, ale to jedyny, w którym dokument istnieje raz.

Czego biuro potrzebuje od ERP, a firma nie

ERP sprzedawany firmom prawie nigdy nie jest przystosowany do pracy biura. Kluczowe różnice:

1. Wieloklienckość — dowolna liczba podmiotów w jednym koncie, przełączanie bez wylogowania, izolacja danych gwarantowana przez system.
2. Uprawnienia zespołu — księgowa widzi swoich klientów, kadrowa tylko obszar kadrowy, właściciel biura całość.
3. Powtarzalne ustawienia — plan kont, schematy numeracji i domyślne ustawienia podatkowe zakładane raz, nie przy każdym kliencie od nowa.
4. Widok przekrojowy — stan rozliczeń i terminów wszystkich klientów naraz, bez wchodzenia w każdą firmę osobno.
5. Cennik za klienta, nie za stanowisko — bo biuro rośnie liczbą obsługiwanych podmiotów.

Więcej o tych wymaganiach piszemy w tekście o systemie księgowym dla biura rachunkowego.

Magazyn oczami księgowego

Najczęstszy punkt zapalny między biurem a klientem to magazyn. Klient „wie", ile ma towaru; księgowy potrzebuje dokumentów. W systemie, w którym faktura sprzedaży generuje dokument wydania, a przyjęcie towaru powstaje z faktury zakupu, stan magazynowy przestaje być deklaracją klienta, a staje się konsekwencją zaksięgowanych zdarzeń. Na koniec roku remanent jest wtedy weryfikacją, a nie rekonstrukcją.

Automatyzacja jako warunek opłacalności

Klient „erpowy" generuje wielokrotnie więcej dokumentów niż jednoosobowa działalność. Bez automatycznej dekretacji obsługa takiego klienta zjada marżę biura. Dlatego dla biur najważniejszym parametrem ERP nie jest liczba modułów, tylko udział dokumentów zaksięgowanych bez ręcznej ingerencji. Co potrafi dziś automat, opisujemy w artykule o systemie księgowym AI.

Contivo — ERP i księgowość dla całego portfela klientów

Contivo daje biuru jeden system dla wszystkich klientów, niezależnie od ich złożoności: faktury sprzedaży i zakupu z KSeF, pełną księgowość z automatycznym księgowaniem AI, JPK_V7M lub V7K wraz z deklaracjami VAT, rozrachunki z eksportem Elixir-0, kadry i płace z ZUS KEDU 5.7, magazyn wielopoziomowy z dokumentami WZ/PZ/MM/RW i recepturami produkcyjnymi oraz osobny moduł analiz AI. Wszystkie moduły są w jednej cenie, a liczba obsługiwanych firm jest nieograniczona.