Jeden formularz na wszystkie rodzaje dokumentów
- Faktura sprzedaży krajowa, unijna i eksportowa.
- Faktura zaliczkowa i końcowa rozliczająca zaliczki.
- Faktura korygująca — do ceny, ilości, stawki i danych nabywcy.
- Proforma, która po zapłacie zamienia się w fakturę bez przepisywania pozycji.
- Rachunek dla podatników zwolnionych z VAT.
- Faktura marża i dokumenty z odwrotnym obciążeniem.
Numeracja, która nie robi dziur
Numery nadawane są według schematu ustalonego dla firmy i serii dokumentu, z osobnymi ciągami dla sprzedaży, korekt i zaliczek. System nie pozwala wystawić dokumentu poza kolejnością ani zdublować numeru — a jeżeli dokument zostanie anulowany, zostawia po nim ślad zamiast luki bez wyjaśnienia.
Waluty i split payment
Faktura w walucie obcej przelicza się po kursie z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego, a VAT wykazywany jest w złotych. Przy zapłacie system policzy różnice kursowe. Dla transakcji objętych obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności dokument dostaje właściwe oznaczenie, a rachunek odbiorcy sprawdzany jest w wykazie podatników.
Faktura to nie tylko PDF. Wystawienie dokumentu tworzy rozrachunek z odbiorcą, pozycję rejestru VAT i wpis w księgach, a przy sprzedaży towaru — dokument wydania z magazynu. Wszystko powstaje w jednym ruchu, więc nie ma czego uzgadniać między modułami.
KSeF
Dokument wysyła się do Krajowego Systemu e-Faktur wprost z formularza, pojedynczo albo zbiorczo. System przechowuje numer nadany przez KSeF, wizualizację faktury i kod QR, a przy odrzuceniu pokazuje powód. Więcej: system do KSeF i korekty w KSeF.
Wysyłka i płatność
Fakturę można wysłać e-mailem z systemu albo udostępnić w panelu klienta. Niezapłacone dokumenty trafiają na listę należności, z której wychodzą wezwania i monity. Więcej: windykacja należności.
Co musi znaleźć się na fakturze
Zakres danych faktury wynika z ustawy o VAT i nie jest kwestią upodobań. Formularz w Contivo jest zbudowany wokół tej listy, więc dokument nie da się zapisać z brakującym elementem obowiązkowym:
- Data wystawienia i kolejny numer nadany w ramach serii.
- Nazwy, adresy i numery NIP sprzedawcy oraz nabywcy.
- Data dostawy towaru lub wykonania usługi, jeżeli różni się od daty wystawienia.
- Nazwa towaru lub usługi, miara, ilość i cena jednostkowa netto.
- Kwoty rabatów, wartość netto, stawka i kwota podatku, wartość sprzedaży brutto.
- Suma wartości sprzedaży netto w podziale na stawki oraz kwota należności ogółem.
Faktura nie wymaga podpisu żadnej ze stron. Wymaga natomiast spójności: jeżeli pozycja ma stawkę zwolnioną, dokument musi nieść podstawę zwolnienia, a przy odwrotnym obciążeniu — odpowiednią adnotację. System dokłada te adnotacje sam, na podstawie ustawionej stawki i rodzaju transakcji.
Kiedy wystawić fakturę
Zasada ogólna to termin do piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi. Fakturę wolno wystawić wcześniej, ale nie wcześniej niż sześćdziesiąt dni przed dostawą — z wyjątkiem faktur na świadczenia ciągłe z określonym terminem płatności, gdzie ograniczenie to nie obowiązuje.
Data sprzedaży przesądza o okresie rozliczeniowym, nie data wystawienia. Faktura za usługę wykonaną trzydziestego września, wystawiona piątego października, trafia do rozliczenia wrześniowego. Contivo pilnuje tego sam: pozycja wchodzi do rejestru po dacie obowiązku podatkowego i to ona decyduje o JPK, w którym dokument się pojawi.
Numeracja, serie i miejsca wystawienia
Numeracja musi być ciągła i jednoznaczna. W Contivo definiuje się dowolną liczbę serii — osobną dla sprzedaży krajowej, zaliczek, korekt czy oddziału — a każda ma własny licznik i własny wzór numeru z rokiem i miesiącem. Luka w numeracji jest wychwytywana od razu, bo system nie pozwala usunąć dokumentu ze środka serii; faktura błędna jest korygowana albo anulowana ze śladem.
Zaliczki, faktury końcowe i korekty
Przy przedpłacie wystawiana jest faktura zaliczkowa, a kolejne zaliczki odnoszą się do tego samego zamówienia. Faktura końcowa pomniejsza wartość o zafakturowane zaliczki i pokazuje ich numery — rachunek domyka się do zera bez ręcznego liczenia. Korekta powstaje z faktury pierwotnej: system przepisuje pozycje, pokazuje stan przed i po, wylicza różnicę i oznacza przyczynę. Nota korygująca, którą wystawia nabywca, dotyczy wyłącznie pomyłek w danych opisowych i nigdy nie rusza kwot.
Waluty obce i sprzedaż zagraniczna
Faktura w euro, dolarze czy funcie przelicza się po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego. Kurs pobiera się automatycznie, a dokument niesie obie wartości — walutową i złotową — razem z różnicami kursowymi rozliczanymi przy zapłacie. Przy sprzedaży do podatnika z Unii numer VAT UE nabywcy jest sprawdzany w bazie VIES przed wystawieniem dokumentu.
Faktura do paragonu
Fakturę dla podatnika do sprzedaży zarejestrowanej na kasie można wystawić tylko wtedy, gdy na paragonie znalazł się jego numer NIP. To jedna z częstszych kosztownych pomyłek w handlu detalicznym, bo brak numeru na paragonie jest nieodwracalny — faktury na firmę wystawić się już nie da. System przy sprzedaży detalicznej pyta o NIP, zanim paragon zostanie zamknięty.