Jedno konto, dwie formy rozliczenia
Contivo prowadzi równolegle firmy na podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz na ryczałcie ewidencjonowanym — obok spółek na pełnych księgach. Formę wybiera się dla firmy, a system dopasowuje do niej ewidencje i menu: przy KPiR pojawia się księga z kolumnami przychodów i kosztów, przy ryczałcie ewidencja przychodów z podziałem na stawki.
Wprowadzanie, które nie polega na przepisywaniu
Faktury kosztowe trafiają do systemu z KSeF, ze skrzynki e-mail albo z portalu klienta i są odczytywane automatycznie. Do KPiR wchodzą w odpowiedniej kolumnie — zakup towarów, koszty uboczne zakupu, pozostałe wydatki, wynagrodzenia — a przy ryczałcie od razu widać, że dokument kosztowy nie wpływa na podstawę opodatkowania, choć bywa potrzebny do VAT.
Ryczałt to nie brak księgowości. Podatnik na ryczałcie nadal rozlicza VAT, prowadzi ewidencję środków trwałych i wyposażenia, a przy sprzedaży dla zagranicy dopisuje oznaczenia do JPK. System pilnuje tych obowiązków niezależnie od formy opodatkowania.
Stawki ryczałtu i przychody mieszane
Przy ryczałcie kluczowa jest właściwa stawka dla rodzaju przychodu — a wielu podatników ma przychody z kilku źródeł jednocześnie. W Contivo stawkę przypisuje się do pozycji sprzedaży, a ewidencja pokazuje przychód w rozbiciu na stawki, razem z podstawą naliczenia podatku za okres.
Podatki i terminy
- Zaliczki na PIT liczone z dochodu narastająco, z uwzględnieniem składki zdrowotnej i strat z lat poprzednich.
- JPK_V7M albo V7K razem z deklaracją VAT dla firm będących podatnikami VAT.
- Ewidencja środków trwałych i wyposażenia niezależna od formy rozliczenia.
- Rozliczenie roczne PIT-36, PIT-36L albo PIT-28 na podstawie danych z księgi lub ewidencji.
- Terminarz zobowiązań, w którym widać, co i kiedy trzeba zapłacić za każdą firmę.
Rozliczenie z klientem
Klient biura ma własny panel, w którym wrzuca dokumenty i widzi, co zostało zaksięgowane oraz ile ma zapłacić podatku i składek. Zdejmuje to z biura najbardziej uciążliwą część kontaktu — telefony o kwotę do przelewu w połowie miesiąca. Więcej: portal klienta biura.
Gdzie uciekają godziny przy małych klientach
Przy firmie na księdze albo ryczałcie pojedynczy dokument jest prosty, a mimo to obsługa potrafi zjeść nieproporcjonalnie dużo czasu. Powód rzadko leży w księgowaniu — leży w czynnościach wokół niego: dopominaniu się o dokumenty, odpowiadaniu na pytanie „ile mam zapłacić", wyjaśnianiu, czego brakuje, przepisywaniu danych z pliku do pliku. To właśnie te czynności najbardziej opłaca się skrócić.
Klient, który sam widzi stan swoich rozliczeń, przestaje dzwonić. Portal pokazuje mu, jakie dokumenty wpłynęły, czego brakuje i ile wynosi zobowiązanie w tym miesiącu. To jedna z niewielu zmian, które jednocześnie podnoszą zadowolenie klienta i zmniejszają obciążenie biura.
Zmiana formy opodatkowania na początku roku
Styczeń i luty to okres, w którym część klientów przechodzi między skalą, podatkiem liniowym a ryczałtem. Dla biura oznacza to przestawienie sposobu liczenia, innych ewidencji i innych terminów — przy kilkudziesięciu firmach naraz. W Contivo forma opodatkowania jest ustawieniem firmy na dany rok, a nie oddzielną bazą, więc zmiana nie wymaga zakładania klienta od nowa ani przenoszenia danych.
Porównanie form przed decyzją
- Dochód i koszty z poprzedniego roku jako punkt odniesienia.
- Wyliczenie podatku w każdym wariancie na tych samych danych.
- Składka zdrowotna liczona według zasad właściwych dla formy — to ona często przesądza o wyniku porównania.
- Skutki uboczne: wspólne rozliczenie z małżonkiem, ulgi, prawo do amortyzacji.
Rozmowa z klientem oparta na liczbach z jego własnych ksiąg trwa krócej i kończy się decyzją, a nie obietnicą sprawdzenia.
Obowiązki, które łatwo przeoczyć przy ryczałcie
Ryczałt bywa traktowany jako forma bezobsługowa, a ma własne pułapki: narastający limit przychodów decydujący o prawie do tej formy, progi składki zdrowotnej zmieniające koszt wstecz za cały rok oraz stawki przypisane do rodzaju przychodu, a nie do firmy. Każda z tych rzeczy wymaga pilnowania w trakcie roku, nie przy zeznaniu — szerzej opisuje to strona ryczałt ewidencjonowany.