Co się zmienia w stosunku do księgi przychodów i rozchodów
Przy KPiR zapisuje się przychody i koszty w kolumnach. W księgach handlowych każde zdarzenie ma dwie strony — coś przybyło i coś było tego źródłem — a obraz firmy powstaje z sald na kontach. To więcej pracy przy księgowaniu, ale też jedyny sposób, żeby zobaczyć majątek, zobowiązania i wynik w jednym spójnym układzie.
Plan kont dopasowany do firmy
Contivo zakłada plan kont na podstawie wzorca i pozwala go rozwinąć: analityka kontrahentów, konta walutowe, konta kosztów w podziale na działy albo projekty. Konta analityczne powstają przy pierwszym użyciu, więc kartoteka nie zapełnia się pozycjami, których nikt nie księgował.
Codzienna praca
- Faktury zakupu wchodzą z KSeF, ze skanu albo ze skrzynki i dostają propozycję dekretu.
- Faktura sprzedaży od razu tworzy rozrachunek z odbiorcą i pozycję rejestru VAT.
- Wyciąg bankowy wiąże płatności z fakturami i zamyka rozrachunki.
- Lista płac po zatwierdzeniu staje się kosztem wynagrodzeń i zobowiązaniem wobec ZUS.
- Odpisy amortyzacyjne naliczają się co miesiąc z ewidencji środków trwałych.
Sprawozdawczość i podatek dochodowy
Bilans oraz rachunek zysków i strat budują się z sald, a nie z osobnego arkusza. Zaliczki na podatek dochodowy liczą się narastająco z uwzględnieniem kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu i strat z lat poprzednich. Więcej: sprawozdanie finansowe i zaliczki CIT i PIT.
Chmura nie znaczy „dane u kogoś w szufladzie”. Dostęp jest imienny, uprawnienia nadaje się osobno dla każdego obszaru, a operacje zostają w dzienniku aktywności. O tym, gdzie leżą dane i jak są kopiowane, piszemy na stronie bezpieczeństwo danych.
Współpraca z biurem rachunkowym
Firma i jej biuro mogą pracować na tych samych danych: firma wystawia faktury i wprowadza dokumenty, biuro księguje i rozlicza. Nie ma wymiany plików ani równoległych baz, więc nie ma też pytania, która wersja jest aktualna.
Kiedy pełne księgi stają się obowiązkiem
Spółki kapitałowe i komandytowe prowadzą księgi rachunkowe od pierwszego dnia, bez względu na obroty. Osoby fizyczne, spółki cywilne, jawne i partnerskie przechodzą na nie po przekroczeniu ustawowego limitu przychodów za poprzedni rok — liczonego w euro i przeliczanego po kursie z pierwszego dnia roboczego października. Przejście następuje od początku kolejnego roku, co daje czas na przygotowanie bilansu otwarcia.
Przejście na pełne księgi to nie zmiana programu, tylko zmiana zasad. Pojawia się plan kont, zasada memoriału, rozliczenia międzyokresowe i obowiązek sprawozdawczy. Contivo prowadzi oba modele, więc firma rosnąca ponad limit nie zmienia systemu — zmienia sposób księgowania w tym samym miejscu, z zachowaniem historii.
Z czego składają się księgi rachunkowe
- Dziennik — chronologiczny zapis wszystkich operacji z numeracją ciągłą.
- Księga główna — zapisy na kontach syntetycznych, z zachowaniem zasady podwójnego zapisu.
- Księgi pomocnicze — rozrachunki z kontrahentami, środki trwałe, magazyn, wynagrodzenia.
- Zestawienie obrotów i sald sporządzane na koniec każdego okresu.
- Wykaz składników aktywów i pasywów, czyli inwentarz.
Zasady, które narzuca ustawa
| Zasada | Co oznacza w praktyce |
|---|---|
| Memoriału | Operację ujmuje się w okresie, którego dotyczy, niezależnie od zapłaty. |
| Współmierności | Koszty przypisuje się do przychodów, które pomogły osiągnąć. |
| Ostrożności | Aktywa i przychody wycenia się ostrożnie, straty ujmuje się, gdy są prawdopodobne. |
| Ciągłości | Bilans zamknięcia jest bilansem otwarcia kolejnego roku, zasady stosuje się konsekwentnie. |
| Istotności | Uproszczenia są dopuszczalne, dopóki nie zniekształcają obrazu jednostki. |
Zasada memoriału jest tą, która najbardziej zmienia codzienną pracę: faktura za energię za grudzień, otrzymana w styczniu, obciąża grudzień. Contivo prowadzi rozliczenia międzyokresowe i bierne, więc przypisanie kosztu do właściwego miesiąca nie wymaga pamiętania o nim przy zamknięciu.
Zamknięcie okresu i roku
Zamknięcie miesiąca blokuje zapisy, tworzy zestawienie obrotów i sald i przenosi stany na kolejny okres. Zamknięcie roku dokłada do tego inwentaryzację, wycenę bilansową, ustalenie wyniku i przeksięgowania na konta wynikowe, a na końcu — sprawozdanie finansowe. Każdy etap zostawia ślad i daje się cofnąć tylko świadomie, z zapisem kto i kiedy to zrobił.