Formy wynagrodzenia
| Model | Co z tego wynika |
|---|---|
| Ryczałt miesięczny | Usługa ciągła — obowiązek podatkowy z upływem okresu rozliczeniowego; nadaje się do faktur cyklicznych. |
| Stawka godzinowa | Faktura po zestawieniu przepracowanych godzin; wartość zależy od ewidencji, nie od umowy. |
| Wynagrodzenie za sprawę | Rozliczenie po zakończeniu albo etapami, często z zaliczką. |
| Premia za wynik | Przychód powstaje po ziszczeniu się warunku — nie w dniu podpisania umowy. |
Usługi ciągłe i moment przychodu
Przy stałej obsłudze obowiązek podatkowy powstaje z końcem okresu rozliczeniowego, niezależnie od dnia wystawienia dokumentu. Faktura wystawiona z wyprzedzeniem musi trafić do właściwego miesiąca ewidencji — system pilnuje tego przy generowaniu dokumentów powtarzalnych. Więcej: faktury cykliczne.
Opłata sądowa nie jest kosztem kancelarii. Wydatki ponoszone w imieniu i na rzecz klienta rozlicza się poza podstawą opodatkowania, o ile są odpowiednio udokumentowane i ujęte w ewidencji. Wrzucone do kosztów zawyżają wynik i zaniżają należność od klienta.
Rozliczanie spraw i klientów
Analityka po kliencie i sprawie pozwala zobaczyć, ile dana sprawa kosztowała i ile przyniosła — łącznie z wydatkami poniesionymi w toku. To ta sama mechanika, co przypisywanie kosztów do projektu w innych branżach, tylko wymiarem jest sprawa.
Płynność i należności
Przy honorariach płatnych po zakończeniu sprawy odstęp między pracą a zapłatą bywa długi. Lista należności z terminami i automatyczne wezwania do zapłaty ograniczają liczbę spraw, w których trzeba upominać się o wynagrodzenie po miesiącach. Więcej: windykacja należności.
Tajemnica zawodowa a system
Dostęp do danych nadaje się imiennie i osobno dla obszarów systemu, a operacje zostają w dzienniku aktywności. Przy współpracy z biurem rachunkowym zakres widoczności można ograniczyć do tego, co niezbędne do prowadzenia ksiąg.
Wydatki ponoszone w imieniu klienta
Opłata sądowa, skarbowa czy zaliczka na biegłego wniesiona w imieniu i na rzecz klienta nie jest przychodem kancelarii i przy spełnieniu warunków nie wchodzi do podstawy opodatkowania. Warunek jest jednak twardy: wydatek musi być ujęty w ewidencji prowadzonej na potrzeby rozliczeń z klientem i udokumentowany. Potraktowanie takich kwot jak zwykłego przychodu zawyża obrót i podatek, potraktowanie zwykłego kosztu jako wydatku klienta — zaniża.
Rozróżnienie zapada w momencie wydatku, nie przy fakturze. Contivo oznacza wydatek jako ponoszony w imieniu klienta już przy wprowadzaniu dokumentu i wiąże go ze sprawą. Przy rozliczeniu kwoty te idą do zestawienia zwrotu wydatków, a nie do wynagrodzenia — bez wracania do pytania, czym dokładnie była ta opłata sprzed trzech miesięcy.
Zaliczki od klientów
Zaliczka na poczet przyszłych usług rodzi obowiązek podatkowy w momencie otrzymania, więc wymaga faktury zaliczkowej. Inaczej traktuje się środki przyjęte na pokrycie wydatków w sprawie — te nie są wynagrodzeniem. Oddzielenie tych dwóch strumieni jest warunkiem czystego rozliczenia z klientem i spokojnej odpowiedzi na pytanie, ile z wpłaconej kwoty zostało wykorzystane.
Koszty zastępstwa procesowego
Zasądzone koszty zastępstwa wpływają zwykle po zakończeniu sprawy i od strony przeciwnej, a nie od klienta. Przypisanie ich do właściwej sprawy i klienta decyduje o tym, czy rozliczenie sprawy jest kompletne. System prowadzi analitykę po sprawie, więc wpływ z innego źródła trafia tam, gdzie powinien, a nie na konto przychodów ogólnych.
Usługi dla klientów zagranicznych
- Przy usługach dla przedsiębiorcy z innego państwa miejscem opodatkowania jest zwykle kraj nabywcy, a fakturę wystawia się bez podatku z odpowiednią adnotacją.
- Transakcje unijne trafiają do informacji podsumowującej.
- Numer kontrahenta weryfikuje się w bazie VIES przed wystawieniem dokumentu.
- Przy klientach będących konsumentami zasady bywają inne i zależą od rodzaju usługi.
Weryfikację opisuje strona biała lista i VIES.
Dokumenty kancelarii a dokumenty sprawy
Akta sprawy i dokumentacja księgowa to dwa różne zbiory o różnych zasadach dostępu. W Contivo dokumenty księgowe są powiązane ze sprawą, ale uprawnienia nadaje się osobno dla obszaru finansowego i merytorycznego, a każde otwarcie dokumentu zostawia wpis w dzienniku. Dla kancelarii objętej tajemnicą zawodową to nie jest dodatek, tylko warunek korzystania z jakiegokolwiek systemu.