Kolumny księgi bez zaglądania do instrukcji
Contivo przypisuje dokument do właściwej kolumny na podstawie rodzaju wydatku: zakup towarów handlowych i materiałów, koszty uboczne zakupu, wynagrodzenia, pozostałe wydatki. Przy powtarzalnych fakturach — abonamentach, mediach, paliwie — podpowiedź bierze się z historii, więc kolejne dokumenty od tego samego dostawcy trafiają tam, gdzie poprzednie.
Co wchodzi do kosztów, a co nie
System nie rozstrzyga za podatnika kwestii spornych, ale pilnuje rzeczy mechanicznych: limitów przy samochodach osobowych, wydatków o charakterze reprezentacji, kosztów, które trzeba rozliczyć w czasie. Wydatek wymagający decyzji trafia na listę do sprawdzenia razem z powodem — zamiast wejść po cichu w koszty.
Data wpływu ma znaczenie. Faktura kosztowa z końca miesiąca, która przyszła w kolejnym, bywa źródłem rozjazdu między księgą a rejestrem VAT. System rejestruje obie daty i pokazuje dokumenty, przy których się rozjeżdżają.
Podatek i składki
- Zaliczka na PIT liczona narastająco od dochodu, według skali albo podatku liniowego.
- Składka zdrowotna wyliczana z dochodu, z uwzględnieniem formy opodatkowania.
- Straty z lat poprzednich odliczane w dopuszczalnych granicach.
- Rozliczenie roczne PIT-36 albo PIT-36L na podstawie zapisów księgi.
- Zestawienie zobowiązań z terminami płatności podatku i składek.
VAT obok księgi
Podatnik VAT prowadzi równolegle rejestry sprzedaży i zakupu, z których powstaje JPK_V7. Kwoty w księdze i w rejestrze nie muszą być identyczne — księga operuje kwotami netto powiększonymi o VAT niepodlegający odliczeniu — i system tę różnicę liczy sam. Więcej: rejestry VAT.
Środki trwałe i wyposażenie
Zakup powyżej ustawowego progu trafia do ewidencji środków trwałych, a odpisy amortyzacyjne wchodzą do księgi co miesiąc bez ręcznego wpisywania. Ewidencja wyposażenia prowadzona jest osobno. Więcej: środki trwałe i amortyzacja.
Co ląduje w której kolumnie
Układ księgi narzuca rozporządzenie, a większość pomyłek bierze się z wpisania wydatku do niewłaściwej kolumny. W Contivo kolumnę wybiera schemat księgowania przypisany do rodzaju dokumentu, więc decyzja zapada raz, a nie przy każdej fakturze:
| Kolumna | Zawartość |
|---|---|
| 7 | Wartość sprzedanych towarów i usług — podstawowy przychód z działalności. |
| 8 | Pozostałe przychody — odsetki, dotacje, sprzedaż środków trwałych, umorzone zobowiązania. |
| 10 | Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu. |
| 11 | Koszty uboczne zakupu — transport, załadunek, ubezpieczenie towaru w drodze. |
| 12 | Wynagrodzenia w gotówce i w naturze. |
| 13 | Pozostałe wydatki — czynsz, paliwo, amortyzacja, usługi obce, składki pracodawcy. |
| 16 | Koszty działalności badawczo-rozwojowej, odliczane później w zeznaniu rocznym. |
Rozdzielenie kolumny dziesiątej od trzynastej ma praktyczny skutek: to z niej liczy się różnicę remanentową na koniec roku. Wrzucenie towaru handlowego w pozostałe wydatki psuje wynik roczny, nawet jeśli suma kosztów się zgadza.
Moment ujęcia kosztu — metoda uproszczona i memoriałowa
W metodzie uproszczonej, zwanej kasową, koszt trafia do księgi pod datą wystawienia dokumentu, bez względu na to, którego okresu dotyczy. W metodzie memoriałowej koszty pośrednie dzieli się na lata, których dotyczą — polisa zapłacona w grudniu za kolejny rok obciąża ten kolejny rok. Wyboru dokonuje się na początku roku i stosuje konsekwentnie; Contivo pamięta ustawienie i przy dokumentach przełomowych podpowiada właściwą datę księgowania.
Spis z natury
Remanent sporządza się na pierwszy dzień roku i na trzydziestego pierwszego grudnia, a także przy rozpoczęciu działalności, jej likwidacji i zmianie wspólnika. Różnica między remanentem początkowym a końcowym koryguje koszty i bezpośrednio zmienia dochód.
Remanent nie jest formalnością na koniec roku. Firma handlowa, która kupiła towar w grudniu i nie sprzedała go do końca roku, bez spisu z natury zaniża dochód o wartość całego zapasu. W Contivo spis powstaje ze stanów magazynowych i wchodzi do księgi jedną pozycją, z zachowaniem wyceny według cen zakupu.
Zamknięcie roku w księdze
Dochód narastająco od początku roku pomniejsza się o składki społeczne i stratę z lat ubiegłych, a od tak ustalonej podstawy liczy zaliczkę — według skali albo stawki liniowej. Contivo pokazuje wyliczenie po każdym zaksięgowanym dokumencie, więc kwota do zapłaty dwudziestego dnia miesiąca nie jest niespodzianką. Po zamknięciu roku dane z księgi przenoszą się do zeznania wraz z remanentami i odliczeniami.