Wzorzec zamiast kopiowania
Dla stałego klienta ustala się wzorzec faktury: pozycje, ceny, stawki VAT, termin płatności, sposób dostarczenia dokumentu i częstotliwość — miesięczna, kwartalna albo roczna. W ustalonym dniu system tworzy dokument z tego wzorca i przygotowuje go do zatwierdzenia lub wystawia od razu, zależnie od ustawienia.
Zmiany w trakcie
Umowy się zmieniają: klient dokłada usługę w połowie okresu, kończy współpracę z końcem kwartału albo negocjuje inną cenę od nowego roku. Wzorzec ma datę obowiązywania, więc podwyżka wchodzi od wskazanego miesiąca, a zakończenie umowy zamyka cykl bez wystawiania dokumentu za okres, którego już nie było.
Automat nie wystawia w ciemno. Przed dniem generowania widać listę dokumentów, które powstaną, razem z kwotami. Jeżeli któryś wzorzec wygasł albo klient został oznaczony jako nieaktywny, pozycja trafia do sprawdzenia zamiast wygenerować fakturę do wyjaśniania.
Usługi ciągłe i okres rozliczeniowy
Przy usługach ciągłych obowiązek podatkowy powstaje z upływem okresu rozliczeniowego, a nie w dniu wystawienia dokumentu. System pilnuje daty właściwej dla rozliczenia VAT, dzięki czemu faktura wystawiona z wyprzedzeniem trafia do właściwego miesiąca ewidencji.
Co dzieje się po wystawieniu
- Dokument idzie do KSeF i do klienta wybranym kanałem.
- Powstaje rozrachunek i pozycja rejestru VAT.
- Brak zapłaty w terminie uruchamia listę należności i wezwania.
- Zaksięgowany przychód od razu widać w raportach zarządczych.
Dla kogo to działa najlepiej
Dla biur rachunkowych rozliczających klientów abonamentowo, firm informatycznych z umowami serwisowymi, wynajmujących lokale i sprzęt oraz każdej działalności, w której lista faktur w kolejnym miesiącu jest niemal identyczna jak w poprzednim.
Okresy i daty, które decydują o rozliczeniu
| Pole | Co ustala |
|---|---|
| Okres rozliczeniowy | Miesiąc, kwartał, rok albo własny cykl — np. co 28 dni. |
| Data sprzedaży | Ostatni dzień okresu przy usłudze ciągłej; decyduje o miesiącu w JPK. |
| Dzień wystawienia | Może wyprzedzać okres albo następować po nim, w granicach ustawowych. |
| Termin płatności | Liczba dni od wystawienia albo stały dzień miesiąca. |
| Data zakończenia | Po niej szablon przestaje generować dokumenty. |
Przebieg automatu
- System tworzy dokumenty w zaplanowanym dniu i odkłada je do akceptacji albo wystawia od razu — zależnie od ustawienia.
- Lista do potwierdzenia pokazuje, co powstanie, zanim cokolwiek trafi do kontrahenta.
- Faktury idą do KSeF i mailem do klienta, z własną treścią wiadomości.
- Zmiany jednorazowe — dopłata, rabat za jeden miesiąc — wprowadza się na konkretnym dokumencie, bez ruszania szablonu.
- Zawieszenie szablonu wstrzymuje wystawianie, bez usuwania historii.
Indeksacja cen na wielu umowach naraz
Przy dużej liczbie abonamentów problemem nie jest wystawienie faktury, tylko utrzymanie zgodności z umową. Szablon trzyma powiązanie z umową i jej okresem obowiązywania, a zmiana stawki wchodzi z datą, od której obowiązuje aneks. Przy corocznej indeksacji zmianę da się wprowadzić na całej grupie szablonów naraz — opisuje to strona operacje masowe.
Kontrola nad tym, co poszło do klientów
Każdy dokument niesie informację, z którego szablonu powstał i którego okresu dotyczy. Zestawienie pokazuje, które abonamenty zostały już zafakturowane za dany miesiąc, a które nie — więc brak faktury wychodzi przed końcem okresu, a nie przy porównywaniu przychodów na koniec kwartału.