Wzorzec zamiast kopiowania
Dla stałego klienta ustala się wzorzec faktury: pozycje, ceny, stawki VAT, termin płatności, sposób dostarczenia dokumentu i częstotliwość — miesięczna, kwartalna albo roczna. W ustalonym dniu system tworzy dokument z tego wzorca i przygotowuje go do zatwierdzenia lub wystawia od razu, zależnie od ustawienia.
Zmiany w trakcie
Umowy się zmieniają: klient dokłada usługę w połowie okresu, kończy współpracę z końcem kwartału albo negocjuje inną cenę od nowego roku. Wzorzec ma datę obowiązywania, więc podwyżka wchodzi od wskazanego miesiąca, a zakończenie umowy zamyka cykl bez wystawiania dokumentu za okres, którego już nie było.
Automat nie wystawia w ciemno. Przed dniem generowania widać listę dokumentów, które powstaną, razem z kwotami. Jeżeli któryś wzorzec wygasł albo klient został oznaczony jako nieaktywny, pozycja trafia do sprawdzenia zamiast wygenerować fakturę do wyjaśniania.
Usługi ciągłe i okres rozliczeniowy
Przy usługach ciągłych obowiązek podatkowy powstaje z upływem okresu rozliczeniowego, a nie w dniu wystawienia dokumentu. System pilnuje daty właściwej dla rozliczenia VAT, dzięki czemu faktura wystawiona z wyprzedzeniem trafia do właściwego miesiąca ewidencji.
Co dzieje się po wystawieniu
- Dokument idzie do KSeF i do klienta wybranym kanałem.
- Powstaje rozrachunek i pozycja rejestru VAT.
- Brak zapłaty w terminie uruchamia listę należności i wezwania.
- Zaksięgowany przychód od razu widać w raportach zarządczych.
Dla kogo to działa najlepiej
Dla biur rachunkowych rozliczających klientów abonamentowo, firm informatycznych z umowami serwisowymi, wynajmujących lokale i sprzęt oraz każdej działalności, w której lista faktur w kolejnym miesiącu jest niemal identyczna jak w poprzednim.