Kwota, nie tylko data
Zwykły kalendarz przypomina, że dwudziestego mija termin zaliczki. Terminarz Contivo pokazuje przy tej dacie kwotę wyliczoną z ksiąg danej firmy — zaliczkę na podatek dochodowy, VAT do zapłaty albo do przeniesienia, składki ZUS z listy płac. Dzięki temu zestawienie zobowiązań jest jednocześnie listą przelewów do wykonania.
Wszystkie firmy na jednym ekranie
Biuro widzi terminy zbiorczo, z podziałem na firmy i rodzaje zobowiązań, i może odfiltrować to, czego jeszcze nie rozliczono. Zamiast otwierać dwadzieścia firm po kolei, żeby sprawdzić, czy wszystko wysłane, patrzy się na jedną listę z brakami.
- VAT — JPK_V7M albo V7K, w cyklu miesięcznym lub kwartalnym.
- Zaliczki na PIT i CIT, z uwzględnieniem strat z lat poprzednich.
- Składki ZUS przedsiębiorcy i pracowników, razem z terminem deklaracji rozliczeniowej.
- PIT-4R i PIT-11 w terminach rocznych.
- Sprawozdanie finansowe i zamknięcie roku.
Status wysyłki widoczny od razu
Przy każdej pozycji widać, czy deklaracja została wygenerowana, wysłana i czy przyszło urzędowe poświadczenie odbioru. Dopóki poświadczenia nie ma, pozycja pozostaje otwarta — bo wysłanie pliku i przyjęcie go przez urząd to dwie różne rzeczy.
Terminarz pokazuje też to, czego brakuje. Jeżeli w firmie za dany miesiąc nie ma żadnej sprzedaży albo nie naliczono listy płac, pozycja zostaje oznaczona jako wymagająca sprawdzenia. Cisza w danych rzadko oznacza, że nie było co robić.
Powiadomienia
Zbliżające się i przekroczone terminy trafiają na pulpit osoby odpowiedzialnej za firmę. Klient biura widzi u siebie w panelu wyłącznie swoje kwoty i daty — bez dostępu do terminów pozostałych firm.
Stałe terminy miesiąca
| Dzień | Co wypada |
|---|---|
| 7 | Zgłoszenie lub wyrejestrowanie z ubezpieczeń — liczone od zdarzenia, nie od dnia miesiąca. |
| 15 | Ostatni dzień na wystawienie faktury za dostawę lub usługę z poprzedniego miesiąca. |
| 20 | Zaliczka na podatek dochodowy, zaliczka pobrana od wynagrodzeń, deklaracje i składki ZUS. |
| 25 | JPK_V7 z deklaracją i zapłata podatku od towarów i usług, informacja podsumowująca VAT-UE. |
Terminy przypadające w sobotę, niedzielę albo dzień ustawowo wolny przesuwają się na najbliższy dzień roboczy. Contivo stosuje tę regułę sam, więc data w terminarzu jest datą faktyczną, a nie nominalną — i nie wymaga sprawdzania w kalendarzu przy każdym miesiącu.
Terminy roczne
- Styczeń — PIT-4R, PIT-8AR oraz PIT-11 do urzędu skarbowego.
- Luty — PIT-11 do podatnika, IFT-1R dla nierezydentów.
- Marzec — sporządzenie sprawozdania finansowego za rok kalendarzowy.
- Kwiecień — zeznania roczne osób fizycznych, w tym PIT-28 przy ryczałcie.
- Czerwiec — zatwierdzenie sprawozdania, a po nim złożenie go w rejestrze.
- Grudzień i styczeń — spis z natury i inwentaryzacja aktywów.
Terminy liczone od zdarzenia
Część obowiązków nie ma stałej daty w miesiącu — biegnie od konkretnego zdarzenia i właśnie dlatego najłatwiej je przegapić. Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń, zgłoszenie umowy o dzieło, zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza wykazu czy złożenie sprawozdania po zatwierdzeniu — każdy z tych terminów startuje w innym momencie. Contivo zakłada takie zadanie w chwili powstania zdarzenia, a nie przy przeglądzie miesiąca.
Przypomnienie bez kontekstu jest bezużyteczne. Informacja, że „zbliża się termin JPK", niczego nie zmienia, jeżeli nie wiadomo, które firmy są gotowe, a które czekają na dokumenty. Dlatego pozycja terminarza w Contivo niesie stan przygotowania: liczbę niezaksięgowanych dokumentów, kwotę zobowiązania i status wysyłki.
Własne terminy obok ustawowych
Poza obowiązkami wobec urzędów firma ma własne cykle: odnowienie polisy, koniec umowy najmu, wypowiedzenie kontraktu z terminem, przegląd maszyny, badania okresowe pracowników. Takie pozycje dodaje się do terminarza ręcznie albo powstają z danych w systemie — z daty końca umowy, z kartoteki pracownika, z ewidencji środków trwałych. Dzięki temu jedna lista odpowiada na pytanie, co trzeba zrobić w tym tygodniu.