Rachunki i kasy
Firma prowadzi w systemie dowolną liczbę rachunków bankowych — złotowych i walutowych — oraz kas gotówkowych. Każdy rachunek ma własne saldo, historię operacji i powiązane konto księgowe. Raport kasowy zamyka się za okres i drukuje razem z dowodami KP i KW.
Skąd biorą się operacje
| Źródło | Co się dzieje |
|---|---|
| Wyciąg bankowy z pliku | Wczytanie w formacie MT940 albo zestawienia z bankowości; transakcje wiążą się z fakturami automatycznie. |
| Wpłata i wypłata gotówki | Dowód kasowy tworzy zapis w raporcie i w księgach. |
| Przelew wygenerowany w systemie | Paczka przelewów z niezapłaconych zobowiązań, ze sprawdzeniem rachunku w wykazie podatników. |
| Kompensata | Rozliczenie należności zobowiązaniem wobec tego samego kontrahenta, bez ruchu pieniędzy. |
Dopasowanie płatności do dokumentów
Po wczytaniu wyciągu system szuka faktury pasującej do przelewu — po numerze w tytule, po kwocie, po rachunku nadawcy i po historii rozliczeń z tym kontrahentem. Płatność częściowa zostawia rozrachunek otwarty na resztę kwoty, a nadpłata trafia na konto rozliczeniowe zamiast zniknąć w zaokrągleniu. Szerzej: automatyczne księgowanie wyciągów.
Rozliczenie w walucie obcej to dwie kwoty. Faktura w euro rozliczana przelewem w euro zamyka rozrachunek walutowo, ale w księgach zostaje różnica kursowa. System liczy ją z kursów z dnia faktury i dnia zapłaty. Szerzej: różnice kursowe.
Płynność
Zestawienie sald rachunków, zobowiązań z terminami płatności i należności z terminami wpływu pokazuje, jak firma stoi w najbliższych tygodniach. To ten sam zbiór danych, z którego powstają raporty zarządcze — bez osobnego arkusza. Więcej: raporty zarządcze.
Raport kasowy i dokumenty KP/KW
Obrót gotówkowy prowadzi się w raportach kasowych o ciągłej numeracji, zamykanych za przyjęty okres. Wpłata dokumentowana jest dowodem KP, wypłata — KW, a saldo raportu musi odpowiadać stanowi gotówki w kasie. Contivo nie pozwala zamknąć raportu z saldem ujemnym, bo ujemny stan kasy nie jest błędem rachunkowym, tylko sygnałem, że czegoś w niej brakuje albo czegoś nie wpisano.
Limit płatności gotówkowych
Transakcja między przedsiębiorcami powyżej ustawowego limitu musi przejść przez rachunek. Zapłata gotówką ponad ten próg oznacza, że wydatek w odpowiedniej części nie będzie kosztem uzyskania przychodu. Liczy się wartość całej transakcji, a nie pojedynczej raty — podział płatności na mniejsze kwoty niczego nie zmienia. System pilnuje progu przy rejestrowaniu zapłaty gotówką i ostrzega, zanim dokument zostanie zatwierdzony.
Wyciągi bankowe i automatyczne rozliczanie
Wyciąg wczytuje się plikiem w formacie udostępnianym przez bank albo pobiera przez połączenie z bankowością elektroniczną. System dopasowuje operacje do dokumentów po numerze faktury w tytule, po kwocie, po rachunku nadawcy i po historii wcześniejszych dopasowań tego kontrahenta. Pozycje rozpoznane rozliczają się same, nierozpoznane trafiają na listę do decyzji — i to na niej skupia się praca, zamiast na przeklikiwaniu wszystkiego po kolei.
- Płatność częściowa pomniejsza należność i zostawia resztę otwartą.
- Jeden przelew na kilka faktur rozkłada się na pozycje według wskazania.
- Wpłata bez faktury rejestruje się jako nadpłata lub zaliczka na koncie kontrahenta i czeka na rozliczenie.
- Opłaty bankowe i odsetki księgują się według reguł ustawionych raz dla rachunku.
Mechanizm podzielonej płatności
Przy towarach i usługach wrażliwych i transakcjach powyżej ustawowego progu obowiązuje podzielona płatność: kwota netto idzie na rachunek rozliczeniowy, a podatek na rachunek VAT. Faktura objęta tym obowiązkiem musi nieść odpowiednią adnotację. Contivo oznacza takie dokumenty, przygotowuje przelewy w trybie podzielonej płatności i prowadzi ewidencję środków na rachunku VAT.
Kasa fiskalna i utarg
Sprzedaż detaliczna rejestrowana na kasie wchodzi do ksiąg raportem dobowym albo miesięcznym, a nie pojedynczymi paragonami. Utarg przenosi się do kasy dokumentem KP powiązanym z raportem fiskalnym, dzięki czemu stan kasy, raport fiskalny i rejestr sprzedaży pokazują tę samą liczbę. Dalsze kroki po stronie płatności opisuje strona eksport przelewów do banku.