Urzędy i rejestry
| Kierunek | Co się dzieje |
|---|---|
| KSeF | Wysyłka faktur sprzedaży, pobieranie faktur zakupu, korekty, wizualizacja PDF i kod QR. |
| e-Deklaracje | Wysyłka JPK_V7M i V7K oraz deklaracji PIT-11 i PIT-4R razem z pobraniem urzędowego poświadczenia odbioru. |
| ZUS | Zgłoszenia ZUA, ZWUA i ZCNA w formacie KEDU, generowane z kartoteki pracownika. |
| Biała lista podatników | Sprawdzenie statusu VAT kontrahenta i tego, czy rachunek do przelewu figuruje w wykazie. |
| VIES | Weryfikacja numeru VAT UE przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych. |
| GUS i KRS | Pobranie danych firmy po numerze NIP przy zakładaniu kartoteki kontrahenta. |
Bank
Wyciągi wczytuje się do systemu plikiem — obsługiwany jest format MT940 oraz zestawienia eksportowane z bankowości elektronicznej. W drugą stronę Contivo przygotowuje paczkę przelewów z niezapłaconych faktur, wraz ze sprawdzeniem rachunku odbiorcy w wykazie podatników. Konsekwencje księgowe wyciągu — dopasowanie do faktur, rozrachunki, różnice kursowe — powstają już w systemie.
Systemy zewnętrzne
Do wymiany danych z własnym sklepem, systemem branżowym albo aplikacją firmową służy API z kluczami i zakresami uprawnień. Klucz wydaje się dla konkretnej firmy i konkretnego zakresu, więc integracja czytająca faktury nie ma dostępu do kadr.
Trzy sposoby wymiany danych
| Sposób | Kiedy ma sens |
|---|---|
| Połączenie bezpośrednie | Gdy druga strona udostępnia interfejs — urzędy, banki, rejestry. Dane idą bez udziału człowieka. |
| Import pliku | Gdy system źródłowy pozwala tylko wyeksportować dane. Raz ustawione mapowanie kolumn działa przy kolejnych plikach. |
| Interfejs programistyczny | Gdy to Twój system ma inicjować wymianę — opisuje go strona API dla systemów zewnętrznych. |
Czego integracja nie załatwi
Połączenie przenosi dane, nie decyzje. Faktura pobrana automatycznie nadal wymaga rozstrzygnięcia, na jakie konto trafi i czy daje prawo do odliczenia. Dobrze zrobiona integracja skraca drogę do tej decyzji i podsuwa propozycję, ale nie udaje, że decyzji nie ma. Dlatego w Contivo automat księguje to, co pewne, a resztę odkłada na listę do przejrzenia — zamiast zaksięgować wszystko i zostawić szukanie błędów na koniec miesiąca.
Dane podstawowe z rejestrów publicznych
Kartoteka kontrahenta wypełnia się po numerze NIP danymi z rejestrów: nazwą, adresem, formą prawną i statusem podatnika. Przy zmianie danych kontrahenta system wychwytuje rozbieżność przy kolejnej weryfikacji, zamiast przenosić nieaktualny adres na faktury przez kolejne lata. Rachunki bankowe sprawdzane są w wykazie podatników — opisuje to strona biała lista i VIES.
Sklepy internetowe i systemy sprzedaży
- Zamówienia stają się dokumentami sprzedaży bez przepisywania pozycji.
- Kartoteka towarów jest wspólna, więc stany magazynowe odpowiadają temu, co widzi klient.
- Raporty operatorów płatności rozbijają się na zamówienia i prowizje.
- Zwroty wracają jako korekty, razem z przyjęciem towaru.
Zanim podepniesz kolejne źródło
Warto zadać trzy pytania: co dokładnie ma przechodzić, w którą stronę i co się stanie, gdy dane będą sprzeczne. Integracja dwukierunkowa bez ustalonej strony nadrzędnej kończy się nadpisywaniem danych w kółko. W Contivo przy każdym połączeniu wskazuje się, które źródło jest nadrzędne dla danego zbioru — i to ustawienie, a nie kolejność synchronizacji, rozstrzyga konflikty.
Szczegóły integracji
Rozwinięcia poszczególnych połączeń.