Jak wygląda podpisanie
- Umowa powstaje z danych w systemie — strony, zakres usług, wynagrodzenie, terminy.
- Klient dostaje odnośnik do dokumentu i podpisuje swoją część w przeglądarce.
- Druga strona składa kontrasygnatę, co domyka umowę.
- Podpisany dokument zostaje w systemie razem z zapisem czynności obu stron.
Podpisanie może uruchamiać kolejny krok. Po kontrasygnacie system potrafi od razu założyć klientowi dostęp do panelu i przygotować obsługę jego firmy, zamiast czekać, aż ktoś zauważy podpisany dokument w skrzynce.
Co zostaje udokumentowane
- Treść dokumentu w wersji, która była wyświetlona podpisującemu.
- Data i godzina złożenia podpisu przez każdą ze stron.
- Dane identyfikujące osobę podpisującą po stronie klienta.
- Ślad techniczny czynności, przechowywany razem z dokumentem.
Gdzie to się przydaje
Najczęściej przy zawieraniu umowy o prowadzenie księgowości i przy jej aneksowaniu — zmianie zakresu obsługi albo wynagrodzenia. Ten sam mechanizm sprawdza się przy dokumentach wymagających potwierdzenia przez klienta, na przykład przy akceptacji zestawienia przed wysyłką deklaracji.
Granice
Nie każdy dokument da się zawrzeć w tej formie — część czynności wymaga formy pisemnej albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Warto to rozstrzygnąć dla konkretnego rodzaju dokumentu, zamiast zakładać, że podpis w przeglądarce wystarczy zawsze.
Trzy poziomy podpisu i skutki prawne
| Rodzaj | Skutek |
|---|---|
| Zwykły podpis elektroniczny | Spełnia formę dokumentową. Wystarcza tam, gdzie prawo nie wymaga formy pisemnej. |
| Zaawansowany | Jednoznacznie przypisany podpisującemu, wykrywa późniejszą zmianę dokumentu. |
| Kwalifikowany | Równoważny podpisowi własnoręcznemu. Spełnia wymóg formy pisemnej. |
Rozróżnienie nie jest akademickie. Tam, gdzie przepis zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności, jedynie podpis kwalifikowany daje ten sam skutek co pióro. Umowa zawarta zwykłym podpisem elektronicznym w takiej sytuacji nie jest nieważna z automatu, ale dowodowo stoi znacznie słabiej.
Dokumenty kadrowe a forma
Umowa o pracę ma być zawarta na piśmie. W obiegu elektronicznym oznacza to podpis kwalifikowany po obu stronach — pracodawcy i pracownika. Część dokumentów towarzyszących, na przykład wnioski urlopowe czy informacje o warunkach zatrudnienia, dopuszcza formę dokumentową, więc wystarcza prostszy podpis. Contivo rozróżnia te przypadki na poziomie rodzaju dokumentu i nie pozwala podpisać umowy o pracę sposobem, który nie spełnia wymaganej formy.
Przebieg podpisywania
- Dokument powstaje z danych kartoteki, nie z pustego wzoru.
- Trafia do podpisu wskazanym osobom, w ustalonej kolejności albo równolegle.
- Podpisujący dostaje powiadomienie i podpisuje w przeglądarce albo w aplikacji mobilnej.
- Po skompletowaniu podpisów dokument wraca do teczki pracownika lub do akt sprawy.
- Status — oczekuje, podpisany, odrzucony — widać na liście bez pytania kogokolwiek o postęp.
Co zostaje po podpisie
Przy dokumencie zapisuje się ślad: kto podpisał, kiedy, jakim rodzajem podpisu i jaka była wersja dokumentu w momencie podpisania. Późniejsza zmiana treści unieważnia podpis i jest wykrywalna — to właśnie odróżnia podpis elektroniczny od skanu podpisanej kartki. Dokumenty trafiają do elektronicznych akt osobowych z zachowaniem podziału na części akt.
Kiedy papier nadal wygrywa
Są czynności, przy których forma elektroniczna nie zastąpi papieru albo wymaga szczególnego trybu — na przykład część czynności wymagających formy aktu notarialnego. System nie udaje, że tego nie ma: dokumenty takiego rodzaju prowadzi jako papierowe z odwzorowaniem cyfrowym, zamiast sugerować podpis, który nie wywoła zamierzonego skutku.