Jak wygląda podpisanie
- Umowa powstaje z danych w systemie — strony, zakres usług, wynagrodzenie, terminy.
- Klient dostaje odnośnik do dokumentu i podpisuje swoją część w przeglądarce.
- Druga strona składa kontrasygnatę, co domyka umowę.
- Podpisany dokument zostaje w systemie razem z zapisem czynności obu stron.
Podpisanie może uruchamiać kolejny krok. Po kontrasygnacie system potrafi od razu założyć klientowi dostęp do panelu i przygotować obsługę jego firmy, zamiast czekać, aż ktoś zauważy podpisany dokument w skrzynce.
Co zostaje udokumentowane
- Treść dokumentu w wersji, która była wyświetlona podpisującemu.
- Data i godzina złożenia podpisu przez każdą ze stron.
- Dane identyfikujące osobę podpisującą po stronie klienta.
- Ślad techniczny czynności, przechowywany razem z dokumentem.
Gdzie to się przydaje
Najczęściej przy zawieraniu umowy o prowadzenie księgowości i przy jej aneksowaniu — zmianie zakresu obsługi albo wynagrodzenia. Ten sam mechanizm sprawdza się przy dokumentach wymagających potwierdzenia przez klienta, na przykład przy akceptacji zestawienia przed wysyłką deklaracji.
Granice
Nie każdy dokument da się zawrzeć w tej formie — część czynności wymaga formy pisemnej albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Warto to rozstrzygnąć dla konkretnego rodzaju dokumentu, zamiast zakładać, że podpis w przeglądarce wystarczy zawsze.