Trzy dokumenty, które pojawiają się najczęściej
| Formularz | Kiedy |
|---|---|
| ZUA | Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego — w terminie siedmiu dni od powstania tytułu. |
| ZZA | Zgłoszenie wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, na przykład przy zbiegu tytułów. |
| ZWUA | Wyrejestrowanie po ustaniu tytułu do ubezpieczeń. |
| ZCNA | Zgłoszenie i wyrejestrowanie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. |
Dane biorą się z kartoteki
Formularz wypełnia się danymi pracownika i płatnika już zapisanymi w systemie: identyfikatorami, adresem, kodem tytułu ubezpieczenia wynikającym z rodzaju umowy i sytuacji zatrudnionego. Zestaw kodów jest przy tym pilnowany osobno, bo schemat pliku sam z siebie ich nie weryfikuje — poprawny technicznie dokument może zawierać kod, którego ZUS nie przyjmie.
Wyrejestrowanie ma datę od dnia następnego. Przy ustaniu zatrudnienia data wyrejestrowania to dzień po ostatnim dniu tytułu do ubezpieczeń — pomyłka o jeden dzień jest najczęstszym powodem odrzucenia dokumentu. System ustawia ją sam na podstawie daty rozwiązania umowy.
Plik KEDU
Contivo tworzy zestaw dokumentów w formacie KEDU, który wczytuje się do programu Płatnik i stamtąd wysyła. Plik jest walidowany względem schematu przed pobraniem, więc błędy struktury widać w systemie, a nie dopiero po stronie ZUS.
Terminy i kontrola kompletności
- Siedem dni na zgłoszenie od dnia powstania tytułu do ubezpieczeń.
- Siedem dni na wyrejestrowanie po ustaniu tytułu.
- Zgłoszenie członka rodziny w terminie siedmiu dni od zaistnienia okoliczności.
- Lista pracowników zatrudnionych, dla których nie wystawiono jeszcze zgłoszenia.
- Lista umów zakończonych bez wyrejestrowania.
Zlecenia i zbieg tytułów
Przy umowach cywilnoprawnych o zakresie zgłoszenia decyduje sytuacja zleceniobiorcy poza tą umową. Kartoteka przechowuje tytuły ubezpieczeń, a system dobiera właściwy formularz i kod. Szerzej: zlecenia i dzieło.