Trzy dokumenty, które pojawiają się najczęściej
| Formularz | Kiedy |
|---|---|
| ZUA | Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego — w terminie siedmiu dni od powstania tytułu. |
| ZZA | Zgłoszenie wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, na przykład przy zbiegu tytułów. |
| ZWUA | Wyrejestrowanie po ustaniu tytułu do ubezpieczeń. |
| ZCNA | Zgłoszenie i wyrejestrowanie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. |
Dane biorą się z kartoteki
Formularz wypełnia się danymi pracownika i płatnika już zapisanymi w systemie: identyfikatorami, adresem, kodem tytułu ubezpieczenia wynikającym z rodzaju umowy i sytuacji zatrudnionego. Zestaw kodów jest przy tym pilnowany osobno, bo schemat pliku sam z siebie ich nie weryfikuje — poprawny technicznie dokument może zawierać kod, którego ZUS nie przyjmie.
Wyrejestrowanie ma datę od dnia następnego. Przy ustaniu zatrudnienia data wyrejestrowania to dzień po ostatnim dniu tytułu do ubezpieczeń — pomyłka o jeden dzień jest najczęstszym powodem odrzucenia dokumentu. System ustawia ją sam na podstawie daty rozwiązania umowy.
Plik KEDU
Contivo tworzy zestaw dokumentów w formacie KEDU, który wczytuje się do programu Płatnik i stamtąd wysyła. Plik jest walidowany względem schematu przed pobraniem, więc błędy struktury widać w systemie, a nie dopiero po stronie ZUS.
Terminy i kontrola kompletności
- Siedem dni na zgłoszenie od dnia powstania tytułu do ubezpieczeń.
- Siedem dni na wyrejestrowanie po ustaniu tytułu.
- Zgłoszenie członka rodziny w terminie siedmiu dni od zaistnienia okoliczności.
- Lista pracowników zatrudnionych, dla których nie wystawiono jeszcze zgłoszenia.
- Lista umów zakończonych bez wyrejestrowania.
Zlecenia i zbieg tytułów
Przy umowach cywilnoprawnych o zakresie zgłoszenia decyduje sytuacja zleceniobiorcy poza tą umową. Kartoteka przechowuje tytuły ubezpieczeń, a system dobiera właściwy formularz i kod. Szerzej: zlecenia i dzieło.
Który formularz w której sytuacji
| Formularz | Kiedy |
|---|---|
| ZUA | Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego — pracownik, zleceniobiorca podlegający pełnym ubezpieczeniom. |
| ZZA | Zgłoszenie wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego — np. zleceniobiorca będący pracownikiem innej firmy z wynagrodzeniem powyżej minimalnego. |
| ZWUA | Wyrejestrowanie po ustaniu tytułu do ubezpieczeń, z kodem przyczyny i trybem rozwiązania umowy. |
| ZCNA | Zgłoszenie i wyrejestrowanie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. |
| ZIUA | Zmiana danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej. |
Na zgłoszenie i wyrejestrowanie jest siedem dni od zdarzenia. Termin liczy się od powstania albo ustania obowiązku ubezpieczenia, a nie od podpisania umowy czy wydania świadectwa pracy — to rozróżnienie bywa źródłem spóźnień.
Kod tytułu ubezpieczenia przesądza o składkach
Sześcioznakowy kod tytułu niesie informację o rodzaju umowy, prawie do emerytury i stopniu niepełnosprawności. Od niego zależy, które składki w ogóle się naliczą — i dlatego błąd w kodzie nie kończy się na zgłoszeniu, tylko wraca co miesiąc w deklaracjach rozliczeniowych. Contivo ustala kod z danych kartoteki: rodzaju umowy, daty urodzenia, orzeczenia, statusu ucznia lub studenta i zbiegu tytułów.
Zbieg tytułów to najczęstsza pułapka przy zleceniach. Osoba zatrudniona gdzie indziej na etacie z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym podlega ze zlecenia tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Jeżeli to wynagrodzenie jest niższe, dochodzą składki społeczne. System pyta o te okoliczności przy zakładaniu umowy i sam dobiera formularz ZUA albo ZZA, zamiast zostawiać wybór pamięci kadrowej.
Co dzieje się po zgłoszeniu
- Dokument idzie elektronicznie do ZUS i wraca z potwierdzeniem, które zapisuje się przy pracowniku.
- Zgłoszona osoba trafia do miesięcznych raportów imiennych i do deklaracji rozliczeniowej.
- Zmiana danych — adresu, rachunku, oddziału NFZ — generuje odpowiedni dokument zmieniający bez wyrejestrowywania.
- Wyrejestrowanie zamyka naliczanie składek i przenosi osobę do archiwum kadrowego, zachowując historię.
Wyrejestrowanie i kod przyczyny
ZWUA niesie kod przyczyny wyrejestrowania oraz — przy ustaniu stosunku pracy — informację o trybie i podstawie prawnej rozwiązania umowy. Dane te muszą zgadzać się ze świadectwem pracy, bo rozbieżność między dokumentem kadrowym a zgłoszeniem do ZUS wychodzi przy pierwszej kontroli. W Contivo oba dokumenty powstają z tego samego zapisu o zakończeniu zatrudnienia, więc rozjechać się nie mogą.
Terminy miesięczne po stronie płatnika
Zgłoszenia to dopiero wejście do systemu. Co miesiąc idą za nimi raporty imienne i deklaracja rozliczeniowa wraz z zapłatą składek w terminie ustawowym. Contivo generuje komplet z list płac i rozliczeń umów cywilnoprawnych — listy płac i deklaracje opierają się na jednych danych, więc kwota wykazana i kwota wypłacona są z definicji zgodne.