Plan kont, który da się powielić
Każda firma ma własny plan kont, ale w biurze rzadko buduje się go od zera. Contivo pozwala oprzeć nową firmę o plan już używany u podobnego klienta i dopisać tylko to, co ją wyróżnia — analitykę kontrahentów, konta projektowe albo rozbicie kosztów rodzajowych. Konta analityczne zakładają się przy pierwszym użyciu, więc kartoteka nie puchnie o pozycje, których nikt nigdy nie zaksięgował.
Od dokumentu do dziennika
Faktura zakupu, która trafiła do systemu z KSeF, ze skanu albo ze skrzynki, zostaje odczytana, rozpoznana po kontrahencie i wstępnie zadekretowana. Księgowy widzi propozycję: konta Wn i Ma, rejestr VAT, kwoty w podziale na netto i podatek oraz analitykę. Zatwierdzenie zapisuje dokument w dzienniku, a razem z nim powstają rozrachunek z dostawcą i pozycja w rejestrze VAT.
System uczy się przy tym decyzji księgowego. Jeżeli faktury od danego dostawcy trafiają na inne konto niż podpowiedziane, kolejna propozycja będzie już zgodna z praktyką biura.
Automat nie księguje wbrew księgowemu. To biuro ustala poziom samodzielności systemu — osobno dla każdej firmy i każdego kanału dokumentów. Wszystko, czego automat nie potrafi rozstrzygnąć, ląduje na liście spraw do decyzji, a nie w księgach.
Zestawienia, które muszą się zgadzać
- Dziennik — chronologiczny zapis wszystkich dokumentów okresu.
- Księga główna i pomocnicza — obroty i salda na każdym koncie, z podglądem dokumentów źródłowych.
- Zestawienie obrotów i sald — z kontrolą bilansowania po obu stronach.
- Rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym albo kalkulacyjnym.
- Bilans i sprawozdanie finansowe budowane wprost z ksiąg.
Każda pozycja zestawienia rozwija się do zapisów, a zapis do dokumentu — bez przechodzenia do innego ekranu i bez eksportu do arkusza.
Zamknięcie miesiąca i roku
Przed zamknięciem system pokazuje listę rzeczy niedokończonych: dokumenty bez dekretu, nieuzgodnione rozrachunki, brakujące odpisy amortyzacyjne, różnice między rejestrem VAT a deklaracją. Po wysłaniu JPK okres można zablokować, żeby nikt nie dopisał już dokumentu do rozliczonego miesiąca. Zamknięcie roku przenosi wynik i otwiera bilans nowego okresu.
Kilkadziesiąt firm bez przelogowywania
Wszystkie spółki obsługiwane przez biuro leżą w jednym koncie. Przełączenie klienta nie przerywa pracy, a uprawnienia można nadać osobno dla każdej firmy — jeden pracownik prowadzi księgi trzech spółek, drugi tylko kadry we wszystkich. Obsługa wielu firm opisuje ten układ szerzej.