Plan kont, który da się powielić
Każda firma ma własny plan kont, ale w biurze rzadko buduje się go od zera. Contivo pozwala oprzeć nową firmę o plan już używany u podobnego klienta i dopisać tylko to, co ją wyróżnia — analitykę kontrahentów, konta projektowe albo rozbicie kosztów rodzajowych. Konta analityczne zakładają się przy pierwszym użyciu, więc kartoteka nie puchnie o pozycje, których nikt nigdy nie zaksięgował.
Od dokumentu do dziennika
Faktura zakupu, która trafiła do systemu z KSeF, ze skanu albo ze skrzynki, zostaje odczytana, rozpoznana po kontrahencie i wstępnie zadekretowana. Księgowy widzi propozycję: konta Wn i Ma, rejestr VAT, kwoty w podziale na netto i podatek oraz analitykę. Zatwierdzenie zapisuje dokument w dzienniku, a razem z nim powstają rozrachunek z dostawcą i pozycja w rejestrze VAT.
System uczy się przy tym decyzji księgowego. Jeżeli faktury od danego dostawcy trafiają na inne konto niż podpowiedziane, kolejna propozycja będzie już zgodna z praktyką biura.
Automat nie księguje wbrew księgowemu. To biuro ustala poziom samodzielności systemu — osobno dla każdej firmy i każdego kanału dokumentów. Wszystko, czego automat nie potrafi rozstrzygnąć, ląduje na liście spraw do decyzji, a nie w księgach.
Zestawienia, które muszą się zgadzać
- Dziennik — chronologiczny zapis wszystkich dokumentów okresu.
- Księga główna i pomocnicza — obroty i salda na każdym koncie, z podglądem dokumentów źródłowych.
- Zestawienie obrotów i sald — z kontrolą bilansowania po obu stronach.
- Rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym albo kalkulacyjnym.
- Bilans i sprawozdanie finansowe budowane wprost z ksiąg.
Każda pozycja zestawienia rozwija się do zapisów, a zapis do dokumentu — bez przechodzenia do innego ekranu i bez eksportu do arkusza.
Zamknięcie miesiąca i roku
Przed zamknięciem system pokazuje listę rzeczy niedokończonych: dokumenty bez dekretu, nieuzgodnione rozrachunki, brakujące odpisy amortyzacyjne, różnice między rejestrem VAT a deklaracją. Po wysłaniu JPK okres można zablokować, żeby nikt nie dopisał już dokumentu do rozliczonego miesiąca. Zamknięcie roku przenosi wynik i otwiera bilans nowego okresu.
Kilkadziesiąt firm bez przelogowywania
Wszystkie spółki obsługiwane przez biuro leżą w jednym koncie. Przełączenie klienta nie przerywa pracy, a uprawnienia można nadać osobno dla każdej firmy — jeden pracownik prowadzi księgi trzech spółek, drugi tylko kadry we wszystkich. Obsługa wielu firm opisuje ten układ szerzej.
Powtarzalność między klientami bez utraty ich specyfiki
Biuro prowadzące kilkadziesiąt spółek potrzebuje dwóch rzeczy naraz: żeby praca wyglądała tak samo wszędzie i żeby każda firma zachowała własny plan kont oraz własne zasady. Rozwiązaniem jest wzorzec — plan kont, schematy księgowania i zestawienia definiowane raz i powielane na nowe firmy, a potem modyfikowane tam, gdzie klient tego wymaga. Zmiana we wzorcu nie nadpisuje indywidualnych ustawień firm, które już działają.
Podział pracy w zespole
- Osoba wprowadzająca dokumenty nie musi mieć prawa do zamykania okresu ani do wysyłki deklaracji.
- Samodzielny księgowy prowadzi przypisane firmy, bez wglądu w pozostałe.
- Kierownik widzi stan przygotowania wszystkich firm na jednym ekranie.
- Klient widzi tylko to, co dotyczy jego firmy, w swoim portalu.
- Każda operacja zostaje w dzienniku razem z osobą, która ją wykonała.
Co musi się zgadzać przed zamknięciem
| Uzgodnienie | Z czym |
|---|---|
| Konta rozrachunkowe | Z zestawieniem otwartych pozycji kontrahentów. |
| Rejestry podatku | Z deklaracją i z kontami podatku należnego i naliczonego. |
| Konto magazynu | Ze stanem ilościowo-wartościowym. |
| Rachunek bankowy i kasa | Z wyciągiem i raportem kasowym. |
| Wynagrodzenia | Z listami płac i deklaracjami do ubezpieczeń. |
Zamknięcie okresu bez uzgodnień to przeniesienie problemu na później. Różnica, która zostanie w księgach, wróci przy sprawozdaniu rocznym — tyle że bez pamięci o tym, skąd się wzięła. Contivo pokazuje listę rozbieżności przed zamknięciem i nie pozwala go wykonać przy nierozliczonych pozycjach, chyba że ktoś świadomie to zatwierdzi.
Odpowiedzialność biura i ślad pracy
Umowa o prowadzenie ksiąg przenosi na biuro odpowiedzialność za terminowość i poprawność rozliczeń, ale nie za dokumenty, których klient nie dostarczył. Rozróżnienie jest czytelne tylko wtedy, gdy system pokazuje, kiedy dokument wpłynął i czego zabrakło. Dziennik operacji, rejestr przekazanych dokumentów i historia wysyłek są w tej sytuacji nie tyle wygodą, co materiałem dowodowym.
Przejęcie klienta w trakcie roku
Nowa firma rzadko trafia do biura pierwszego stycznia. Częściej przychodzi z saldami z poprzedniego programu, z niezamkniętymi okresami i z dokumentami w trzech formatach. Contivo pozwala wprowadzić bilans otwarcia na dowolny dzień, zaimportować kartoteki i rozrachunki, a następnie prowadzić księgi dalej — bez odtwarzania całego roku od zera. Zobacz też zamknięcie miesiąca w biurze.