Od listy zobowiązań do pliku
Na liście niezapłaconych faktur zakupu zaznacza się te, które mają zostać opłacone — ręcznie albo filtrem po terminie płatności. Contivo tworzy z nich paczkę przelewów z danymi odbiorcy, numerem rachunku, kwotą i tytułem zawierającym numer faktury. Plik wczytuje się w bankowości elektronicznej i tam autoryzuje.
System nie wykonuje przelewów. Przygotowuje dane i sprawdza je; autoryzacja płatności odbywa się w banku, po stronie osoby, która ma do tego prawo. Taki podział jest bezpieczniejszy i nie wymaga trzymania w programie księgowym uprawnień do rachunku.
Sprawdzenie przed wysłaniem
- Rachunek odbiorcy weryfikowany w wykazie podatników — jeżeli nie figuruje, pozycja jest oznaczana przed utworzeniem paczki.
- Kontrola statusu VAT kontrahenta.
- Oznaczenie transakcji objętych obowiązkową podzieloną płatnością.
- Ostrzeżenie przy fakturach już rozliczonych, żeby nie zapłacić drugi raz.
- Kontrola duplikatów — ta sama faktura nie wejdzie do paczki dwukrotnie.
Faktury walutowe
Przy zobowiązaniach w walucie obcej kwota przelewu jest kwotą z faktury w jej walucie, a porównania z tym, co już zapłacono, prowadzone są w przeliczeniu na złote. To detal, który przy nieostrożnym liczeniu potrafi wypuścić do banku fakturę opłaconą już wcześniej.
Po zapłacie
Zapłacone pozycje wracają do systemu z wyciągiem bankowym i tam zamykają rozrachunki. Krąg się domyka: faktura wyszła z systemu jako przelew i wróciła jako operacja na rachunku. Więcej: import wyciągów bankowych.