Od listy zobowiązań do pliku
Na liście niezapłaconych faktur zakupu zaznacza się te, które mają zostać opłacone — ręcznie albo filtrem po terminie płatności. Contivo tworzy z nich paczkę przelewów z danymi odbiorcy, numerem rachunku, kwotą i tytułem zawierającym numer faktury. Plik wczytuje się w bankowości elektronicznej i tam autoryzuje.
System nie wykonuje przelewów. Przygotowuje dane i sprawdza je; autoryzacja płatności odbywa się w banku, po stronie osoby, która ma do tego prawo. Taki podział jest bezpieczniejszy i nie wymaga trzymania w programie księgowym uprawnień do rachunku.
Sprawdzenie przed wysłaniem
- Rachunek odbiorcy weryfikowany w wykazie podatników — jeżeli nie figuruje, pozycja jest oznaczana przed utworzeniem paczki.
- Kontrola statusu VAT kontrahenta.
- Oznaczenie transakcji objętych obowiązkową podzieloną płatnością.
- Ostrzeżenie przy fakturach już rozliczonych, żeby nie zapłacić drugi raz.
- Kontrola duplikatów — ta sama faktura nie wejdzie do paczki dwukrotnie.
Faktury walutowe
Przy zobowiązaniach w walucie obcej kwota przelewu jest kwotą z faktury w jej walucie, a porównania z tym, co już zapłacono, prowadzone są w przeliczeniu na złote. To detal, który przy nieostrożnym liczeniu potrafi wypuścić do banku fakturę opłaconą już wcześniej.
Po zapłacie
Zapłacone pozycje wracają do systemu z wyciągiem bankowym i tam zamykają rozrachunki. Krąg się domyka: faktura wyszła z systemu jako przelew i wróciła jako operacja na rachunku. Więcej: import wyciągów bankowych.
Trzy rodzaje przelewów, trzy różne układy danych
| Rodzaj | Co musi nieść |
|---|---|
| Zwykły | Rachunek odbiorcy, kwota, tytuł z numerem faktury. |
| Podatkowy | Symbol formularza, okres, identyfikator zobowiązania i mikrorachunek podatkowy. |
| Do ZUS | Indywidualny numer rachunku składkowego płatnika; jedna wpłata rozliczana przez ZUS. |
| Podzielona płatność | Kwota netto i kwota podatku, numer faktury oraz NIP dostawcy w komunikacie przelewu. |
Przelew podatkowy z pustym okresem albo złym symbolem formularza trafia do urzędu, ale nie tam, gdzie powinien — i wraca po miesiącach jako zaległość z odsetkami. Contivo wypełnia te pola z dokumentu, z którego przelew powstaje, zamiast zostawiać je do uzupełnienia w bankowości.
Przelewy wynagrodzeń
Lista płac tworzy paczkę przelewów do pracowników, w której tytuł nie zdradza kwoty wynagrodzenia osobom postronnym, a dostęp do pliku jest ograniczony uprawnieniem. Obok niej powstają przelewy do ZUS i do urzędu skarbowego z kwot wynikających z tej samej listy. Szczegóły naliczania opisuje strona lista płac online.
Terminy zapłaty i koszt opóźnienia
W transakcjach handlowych termin zapłaty jest ograniczony ustawowo, a jego przekroczenie uruchamia odsetki za opóźnienie oraz stałą rekompensatę za koszty odzyskiwania należności — należną wierzycielowi bez wezwania i bez wykazywania, że faktycznie coś go kosztowało. Z punktu widzenia płacącego oznacza to, że opóźnienie ma cenę wyższą niż same odsetki.
Contivo prowadzi listę zobowiązań uporządkowaną po terminie i pokazuje, które pozycje wejdą w opóźnienie w najbliższych dniach. Po drugiej stronie, przy należnościach, system liczy odsetki i rekompensatę przy wezwaniach do zapłaty.
Kiedy środków nie starcza na wszystko
- Lista daje się ułożyć po terminie, kwocie albo priorytecie przypisanym kontrahentowi.
- Zobowiązania publicznoprawne — podatki i składki — są wyróżnione, bo ich opóźnienie kosztuje najwięcej.
- Pozycje odłożone na kolejną paczkę zostają otwarte i wracają na listę następnego dnia.
- Płatność częściowa pomniejsza zobowiązanie i nie wymaga dzielenia faktury.
- Widać, ile łącznie wyjdzie z rachunku po zatwierdzeniu paczki, zanim trafi ona do banku.
Gdy przelew wróci
Zwrot z banku — z powodu zamkniętego rachunku albo błędnego numeru — wraca na wyciągu jako operacja uznaniowa. System rozpoznaje ją jako zwrot wcześniejszej płatności, otwiera z powrotem rozliczone zobowiązanie i oznacza kontrahenta do weryfikacji rachunku. Bez tego kroku faktura zostałaby w systemie jako zapłacona, mimo że pieniądze wróciły.