Rejestr powstaje przy księgowaniu
Każdy dokument z VAT trafia do rejestru w momencie zaksięgowania: faktura sprzedaży do rejestru sprzedaży, faktura zakupu do rejestru zakupu, z podziałem na stawki i z datą decydującą o okresie rozliczenia. Przypisanie do miesiąca wynika z daty sprzedaży albo obowiązku podatkowego, a nie z daty wystawienia dokumentu — to najczęstsze źródło rozjazdu między księgami a deklaracją.
Transakcje, które wymagają więcej niż stawki
| Rodzaj | Co system robi |
|---|---|
| Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów | Nalicza podatek należny i naliczony w tym samym okresie, dopisuje pozycję do informacji podsumowującej. |
| Wewnątrzwspólnotowa dostawa | Sprawdza numer VAT UE kontrahenta w bazie VIES i oznacza transakcję w ewidencji. |
| Import usług | Rozlicza podatek po stronie nabywcy, z rozróżnieniem transakcji objętych art. 28b i pozostałych. |
| Odwrotne obciążenie w kraju | Przenosi obowiązek rozliczenia na nabywcę i pilnuje właściwych pól ewidencji. |
| Sprzedaż zwolniona i mieszana | Stosuje proporcję odliczenia i przygotowuje roczną korektę podatku naliczonego. |
Z rejestru do deklaracji
Deklaracja VAT jest generowana z rejestrów danego okresu, a każde pole na formularzu rozwija się do listy dokumentów, które je utworzyły. Jeżeli kwota wygląda podejrzanie, dochodzenie do przyczyny zajmuje jedno kliknięcie zamiast przeglądania ewidencji. Plik JPK_V7M lub V7K powstaje z tych samych danych i jest wysyłany razem z deklaracją. Szerzej: JPK_V7M i V7K.
Kontrola przed wysyłką. System porównuje sumy z rejestrów z pozycjami deklaracji i pokazuje różnice, zanim plik trafi do urzędu. Sprawdza też dokumenty bez oznaczeń wymaganych w ewidencji oraz faktury zakupu bez daty wpływu.
Korekty
Korekta rozliczenia to nie usunięcie starych danych, tylko nowy plik za ten sam okres. Contivo prowadzi historię wysyłek, więc widać, która wersja została przyjęta i czym różni się od poprzedniej. Szerzej: korekta JPK_V7.
Oznaczenia GTU i procedur
Część sprzedaży wymaga oznaczenia kodem grupy towarów i usług — od napojów alkoholowych i paliw, przez elektronikę i części samochodowe, po usługi niematerialne i transport. Obok nich występują oznaczenia procedur, między innymi dla transakcji z podmiotem powiązanym czy wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość.
W Contivo kod przypisuje się raz — do pozycji w kartotece towarów albo do kontrahenta — a dokument dziedziczy go automatycznie. To zdejmuje z księgowego obowiązek pamiętania, że akurat ta pozycja wymaga oznaczenia, i usuwa najczęstszą przyczynę korekt JPK.
Terminy i pliki
- Rozliczenie miesięczne: JPK_V7M z ewidencją i deklaracją do dwudziestego piątego dnia następnego miesiąca.
- Rozliczenie kwartalne: JPK_V7K — ewidencja wysyłana co miesiąc, część deklaracyjna po zakończeniu kwartału.
- Informacja podsumowująca VAT-UE przy transakcjach unijnych, składana miesięcznie.
- Zapłata podatku w tym samym terminie co złożenie pliku.
Przed wysyłką system przepuszcza plik przez komplet kontroli: zgodność sum rejestru z deklaracją, kompletność oznaczeń, poprawność numerów NIP, obecność dat obowiązku podatkowego. Szczegóły struktury opisuje strona JPK_V7M i JPK_V7K.
Prawo do odliczenia i jego ograniczenia
Podatek naliczony odlicza się w okresie powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, nie wcześniej niż w okresie otrzymania faktury, a jeżeli termin minie — w jednym z kolejnych okresów przewidzianych ustawą. Osobną grupą są wydatki z ograniczonym odliczeniem, przede wszystkim samochody osobowe używane także prywatnie, gdzie odliczeniu podlega połowa podatku. Contivo prowadzi te pozycje osobno i nie pozwala przypadkiem odliczyć całości.
Kiedy ujmuje się korektę faktury
Korekta faktury sprzedaży in minus wymaga udokumentowania uzgodnienia warunków z nabywcą i trafia do rozliczenia okresu, w którym warunki zostały spełnione. Korekta zakupu zmniejsza podatek naliczony w okresie uzgodnienia. Do tego dochodzi roczna korekta odliczenia przy sprzedaży mieszanej oraz korekta wieloletnia przy środkach trwałych. Każda z nich zostawia w systemie ślad powiązania z dokumentem pierwotnym, co ma znaczenie przy czynnym żalu i przy kontroli.