Sprzedaż masowa
Kilkaset zamówień dziennie nie nadaje się do wprowadzania pojedynczo. Dane ze sklepu przekazuje się do systemu przez API albo zestawieniem, a dokumenty powstają zbiorczo — z zachowaniem numeracji i wymogów ewidencji VAT. Sprzedaż dla osób prywatnych wykazuje się zbiorczo, sprzedaż dla firm dokumentem imiennym. Więcej: API i operacje masowe.
Płatności od operatorów
Pieniądze od klientów przychodzą zbiorczo od operatora płatności, po potrąceniu prowizji, często z opóźnieniem. Wpłata musi więc zostać rozdzielona na pojedyncze zamówienia, a prowizja zaksięgowana jako koszt usługi. System wiąże wpłatę z dokumentami sprzedaży i pozostawia otwarte to, czego nie da się dopasować, zamiast zamykać rozrachunki na siłę.
Zwrot to nie usunięcie sprzedaży. Odstąpienie od umowy dokumentuje się korektą, która wchodzi do ewidencji VAT właściwego okresu, oraz przyjęciem towaru na magazyn. Skasowanie pierwotnej transakcji zostawiłoby lukę w numeracji i rozjazd ze stanem magazynowym.
Sprzedaż do innych krajów Unii
- Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość (WSTO) — pojęcie, które od lipca 2021 zastąpiło sprzedaż wysyłkową.
- Wspólny limit 10 000 EUR dla całej sprzedaży do konsumentów w Unii, po przekroczeniu którego VAT należy się w kraju nabywcy.
- Procedura OSS i ewidencja sprzedaży według stawek poszczególnych państw.
- Sprzedaż dla firm z ważnym numerem VAT UE i weryfikacja w bazie VIES.
- Sprzedaż poza Unię — eksport i dokumentacja potwierdzająca wywóz.
Magazyn i koszt sprzedanego towaru
Stan magazynowy zmienia się przy wydaniu, a wartość sprzedanego towaru wchodzi do wyniku. Jeżeli sklep korzysta z modelu z dostawą od producenta, towar nie przechodzi przez magazyn — ale koszt zakupu i tak musi trafić do ksiąg we właściwym okresie. Więcej: magazyn.
Co warto ustawić na starcie
Sposób dokumentowania sprzedaży detalicznej, moment powstania przychodu przy wysyłce, obsługę zwrotów, konto dla prowizji operatorów i zasady rozliczania kosztów wysyłki. Te decyzje zapadają raz, a potem działają automatycznie — pod warunkiem że zostały podjęte świadomie.