Sprzedaż masowa
Kilkaset zamówień dziennie nie nadaje się do wprowadzania pojedynczo. Dane ze sklepu przekazuje się do systemu przez API albo zestawieniem, a dokumenty powstają zbiorczo — z zachowaniem numeracji i wymogów ewidencji VAT. Sprzedaż dla osób prywatnych wykazuje się zbiorczo, sprzedaż dla firm dokumentem imiennym. Więcej: API i operacje masowe.
Płatności od operatorów
Pieniądze od klientów przychodzą zbiorczo od operatora płatności, po potrąceniu prowizji, często z opóźnieniem. Wpłata musi więc zostać rozdzielona na pojedyncze zamówienia, a prowizja zaksięgowana jako koszt usługi. System wiąże wpłatę z dokumentami sprzedaży i pozostawia otwarte to, czego nie da się dopasować, zamiast zamykać rozrachunki na siłę.
Zwrot to nie usunięcie sprzedaży. Odstąpienie od umowy dokumentuje się korektą, która wchodzi do ewidencji VAT właściwego okresu, oraz przyjęciem towaru na magazyn. Skasowanie pierwotnej transakcji zostawiłoby lukę w numeracji i rozjazd ze stanem magazynowym.
Sprzedaż do innych krajów Unii
- Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość (WSTO) — pojęcie, które od lipca 2021 zastąpiło sprzedaż wysyłkową.
- Wspólny limit 10 000 EUR dla całej sprzedaży do konsumentów w Unii, po przekroczeniu którego VAT należy się w kraju nabywcy.
- Procedura OSS i ewidencja sprzedaży według stawek poszczególnych państw.
- Sprzedaż dla firm z ważnym numerem VAT UE i weryfikacja w bazie VIES.
- Sprzedaż poza Unię — eksport i dokumentacja potwierdzająca wywóz.
Magazyn i koszt sprzedanego towaru
Stan magazynowy zmienia się przy wydaniu, a wartość sprzedanego towaru wchodzi do wyniku. Jeżeli sklep korzysta z modelu z dostawą od producenta, towar nie przechodzi przez magazyn — ale koszt zakupu i tak musi trafić do ksiąg we właściwym okresie. Więcej: magazyn.
Co warto ustawić na starcie
Sposób dokumentowania sprzedaży detalicznej, moment powstania przychodu przy wysyłce, obsługę zwrotów, konto dla prowizji operatorów i zasady rozliczania kosztów wysyłki. Te decyzje zapadają raz, a potem działają automatycznie — pod warunkiem że zostały podjęte świadomie.
Procedura OSS zamiast rejestracji w każdym kraju
Po przekroczeniu wspólnego progu dla sprzedaży towarów na odległość i usług elektronicznych do konsumentów w Unii obowiązuje stawka kraju nabywcy. Sprzedawca ma wtedy dwa wyjścia: zarejestrować się do VAT w każdym państwie, do którego wysyła, albo wejść w procedurę OSS i rozliczać wszystko jedną deklaracją składaną kwartalnie w kraju identyfikacji.
Próg liczy się łącznie dla wszystkich krajów, nie osobno dla każdego. To najczęstsze nieporozumienie przy sklepach wchodzących na rynki zagraniczne. Contivo sumuje sprzedaż objętą progiem narastająco i sygnalizuje zbliżanie się do granicy, bo przekroczenie oznacza zmianę stawki od konkretnej transakcji, a nie od kolejnego miesiąca.
Przy procedurze OSS sprzedaż wykazuje się według stawek obowiązujących w państwach konsumpcji, a ewidencję trzeba przechowywać przez okres wskazany w przepisach unijnych. System prowadzi ją obok rejestrów krajowych, z podziałem na kraje i stawki.
Zwroty, reklamacje i odstąpienie od umowy
Konsument ma ustawowe prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość, więc zwroty są normalnym elementem obrotu, a nie wyjątkiem. Każdy z nich wymaga korekty dokumentu sprzedaży, przyjęcia towaru na magazyn i zwrotu płatności — zwykle tą samą drogą, którą przyszła. Contivo wiąże te trzy zdarzenia w jedną operację, dzięki czemu nie zdarza się sytuacja, w której towar wrócił na półkę, a faktura nadal pokazuje przychód.
Sprzedaż przez platformy handlowe
- Przy części dostaw to platforma jest uznawana za dokonującą sprzedaży i to ona rozlicza podatek — sprzedawca musi wiedzieć, które transakcje są objęte tą zasadą.
- Raporty z platform przychodzą w ich własnych układach i wymagają mapowania na pozycje kartoteki.
- Prowizje platformy są kosztem i często stanowią import usług, z podatkiem należnym po stronie sprzedawcy.
- Platformy raportują dane sprzedawców administracjom podatkowym, więc rozbieżność między raportem a księgami jest widoczna z zewnątrz.
Kasa fiskalna w sprzedaży wysyłkowej
Sprzedaż wysyłkowa do osób fizycznych może korzystać ze zwolnienia z obowiązku rejestracji na kasie, jeżeli zapłata w całości przechodzi przez rachunek, a z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, czego dotyczyła. Warunek dowodowy jest tu kluczowy: to on, a nie sam fakt wysyłki, decyduje o zwolnieniu. Przy sprzedaży za pobraniem albo przy odbiorze osobistym z zapłatą gotówką zwolnienie przestaje działać.
Co pokazuje rachunek wyniku w sklepie
Przychód ze sklepu rzadko równa się wpływowi na rachunek, bo po drodze są prowizje operatora, koszty wysyłki, zwroty i promocje. Dopóki te pozycje nie są rozdzielone, marża jest wielkością szacunkową. Contivo rozbija wpłatę zbiorczą od operatora na zamówienia i prowizję, a koszt sprzedanego towaru bierze z magazynu, więc wynik na zamówieniu jest liczbą, a nie wrażeniem.