Dokumenty obrotu
| Dokument | Kiedy powstaje |
|---|---|
| PZ — przyjęcie zewnętrzne | Przy dostawie towaru, zwykle na podstawie faktury zakupu. |
| WZ — wydanie zewnętrzne | Przy wydaniu towaru klientowi; może powstać automatycznie z faktury sprzedaży. |
| MM — przesunięcie międzymagazynowe | Przy przemieszczeniu towaru między lokalizacjami. |
| RW — rozchód wewnętrzny | Przy zużyciu towaru na potrzeby własne lub produkcję. |
Faktura sprzedaży a wydanie towaru
Kiedy na fakturze sprzedaży pojawia się towar z magazynu, system przygotowuje dokument wydania — ale nie zdejmuje stanu w tej samej chwili. Wydanie czeka na potwierdzenie w magazynie, bo dopiero fizyczne wydanie towaru zmienia stan. Dzięki temu faktura wystawiona z wyprzedzeniem nie tworzy fikcyjnego braku na półce.
Stan to nie to samo co wartość. Ilość zmienia się z każdym dokumentem obrotu, ale wartość zapasu zależy od przyjętej metody wyceny rozchodu. System liczy jedno i drugie, a wartość zapasu na koniec okresu wchodzi wprost do bilansu.
Kartoteka towarowa
- Indeks, nazwa, jednostka miary i stawka VAT.
- Kody kreskowe i symbole używane przez dostawców.
- Ceny sprzedaży, w tym cenniki dla wybranych odbiorców.
- Stany w podziale na magazyny i lokalizacje.
- Historia obrotu z podglądem dokumentów źródłowych.
Inwentaryzacja
Spis z natury wprowadza się do systemu, a różnice między stanem księgowym a rzeczywistym zostają wyliczone i zaksięgowane jako niedobory albo nadwyżki. Przy podatnikach VAT różnice mogą pociągać skutki w rozliczeniu podatku — system pokazuje, których pozycji to dotyczy.
Kiedy magazyn nie jest potrzebny
Firma usługowa może go po prostu nie używać — nie wpływa to ani na cenę, ani na resztę systemu. Moduły w Contivo nie są sprzedawane osobno, więc włączenie magazynu w firmie, która zaczęła handlować towarem, nie wymaga zmiany umowy.
Metoda wyceny rozchodu
Ta sama partia towaru kupiona w różnych cenach wymaga reguły, która cena schodzi pierwsza. Ustawa dopuszcza kilka metod — pierwsze przyszło pierwsze wyszło, ostatnie przyszło pierwsze wyszło, średnią ważoną oraz szczegółową identyfikację. Wybór zapisuje się w polityce rachunkowości i stosuje konsekwentnie, bo zmiana metody w trakcie roku zniekształca wynik.
Metoda wyceny to decyzja o wysokości wyniku. Przy rosnących cenach zakupu metoda FIFO zostawia w magazynie droższe partie i pokazuje wyższy zysk, średnia ważona wygładza wahania. Contivo liczy koszt własny automatycznie według ustawionej metody i pokazuje marżę na dokumencie sprzedaży, zanim zostanie zatwierdzony.
Stany, rezerwacje i braki
- Stan bieżący, stan zarezerwowany zamówieniami i stan dostępny — trzy różne liczby, pokazywane osobno.
- Stany minimalne z sygnałem, gdy zapas spadnie poniżej progu.
- Blokada wydania ponad stan albo świadome dopuszczenie stanu ujemnego, zależnie od ustawienia magazynu.
- Partie i daty przydatności tam, gdzie wymaga tego branża.
- Wiele magazynów z osobnymi stanami i uprawnieniami.
Przebieg spisu z natury
Spis z natury przeprowadza się w terminach wynikających z ustawy o rachunkowości, a jego wynik konfrontuje się ze stanem księgowym. Różnice dzielą się na niedobory i nadwyżki, a te na zawinione i niezawinione — co ma znaczenie podatkowe. System prowadzi arkusze spisowe, pozwala wprowadzać stany z czytnika albo z aplikacji mobilnej i tworzy dokumenty korygujące razem z dekretem różnic.
Przyjęcia z faktur pobranych z KSeF
Magazyn nie jest osobnym programem podpiętym do księgowości. Faktura sprzedaży zdejmuje towar, faktura zakupu go przyjmuje, a koszt własny sprzedaży trafia do wyniku w tym samym momencie co przychód. Przy przyjęciach z faktur pobranych z KSeF pozycje podpowiadają się z pliku, razem z jednostkami i ilościami — bez przepisywania. Zobacz też program do fakturowania.