Portal klienta w biurze rachunkowym — koniec zbierania dokumentów mailem

Ile kosztuje zbieranie dokumentów

Policzmy na typowym biurze: 40 klientów, przy każdym średnio dwa maile z dopytaniem miesięcznie, do tego porządkowanie załączników i ręczne wgrywanie ich do systemu. Nawet przy oszczędnym szacunku 15 minut na klienta miesięcznie daje 10 godzin — jeden pełny dzień pracy księgowej zużyty na logistykę plików. To praca, za którą nikt nie płaci i której nikt nie wpisuje do oferty.

Drugi koszt jest trudniejszy do zmierzenia: dokumenty przychodzące w ostatniej chwili spychają całą pracę biura na trzy dni przed terminem i to one generują nadgodziny i błędy.

Co powinien zawierać dobry portal klienta

Funkcja	Po co
Wysyłka dokumentów w obie strony	Klient wrzuca faktury i paragony, biuro odsyła deklaracje, zestawienia i informacje o kwotach do zapłaty
Przypisanie do firmy i okresu	Dokument trafia od razu tam, gdzie ma być, bez ręcznego sortowania
Wiadomości powiązane z dokumentem	Pytanie o konkretną fakturę nie ginie w wątku mailowym
Kontrola typów plików	Do systemu trafiają PDF-y, zdjęcia i paczki, a nie pliki wykonywalne
Widok statusu	Klient widzi, co już dotarło — to najskuteczniej ucina telefony „czy dostaliście?"
Wysyłka z telefonu	Paragon fotografuje się na miejscu, a nie „w niedzielę przy komputerze"

Wdrożenie krok po kroku

1. Ustal jeden kanał i datę. Bez daty granicznej wdrożenie kończy się dwoma obiegami i zwiększeniem pracy.
2. Zacznij od kilku klientów. Wybierz tych, którzy i tak są zorganizowani — będą świadkami, że to działa.
3. Przygotuj instrukcję na jedną stronę. Trzy zrzuty ekranu i cztery zdania. Wszystko dłuższe nikt nie przeczyta.
4. Powiedz klientowi, co z tego ma. Podgląd, co dotarło, szybsza informacja o podatku, brak telefonów przypominających.
5. Uporządkuj kanał zwrotny. Jeśli biuro odsyła deklaracje mailem, klient wróci do maila. Odsyłaj tą samą drogą, którą przyjmujesz.
6. Przypisz uprawnienia. Każdy pracownik widzi tylko swoje firmy; przy wielu firmach dotyczy to również obsługi wielu podmiotów w jednym koncie.

Cztery błędy, przez które portale się nie przyjmują

• Osobne narzędzie obok systemu księgowego. Jeśli dokument z portalu i tak trzeba pobrać i wgrać gdzie indziej, oszczędność znika.
• Rejestracja bardziej skomplikowana niż wysłanie maila. Pierwsze logowanie musi zająć minutę.
• Brak informacji zwrotnej. Klient, który nie widzi, że dokument dotarł, dzwoni tak samo jak wcześniej.
• Wdrożenie „przy okazji" zamknięcia roku. Najgorszy możliwy moment. Lepszy jest spokojny miesiąc w środku kwartału.

Co portal daje po stronie biura

Dokumenty spływają przez cały miesiąc, więc praca rozkłada się równomiernie zamiast piętrzyć przed terminem. Kompletność widać na liście, a nie w pamięci księgowej. Korespondencja jest przypisana do firmy i dokumentu, więc przejęcie klienta przez inną osobę w zespole przestaje być problemem. A w razie sporu widać, kiedy dokument został dostarczony — co bywa argumentem, gdy klient twierdzi, że „przecież wysyłał".

Portal klienta w Contivo

Contivo ma portal wbudowany w system: klient biura loguje się i wysyła dokumenty oraz wiadomości, a biuro widzi je na pulpicie razem z przeglądem wszystkich obsługiwanych firm. Dokumenty trafiają od razu do właściwej firmy, przesyłanie jest ograniczone do bezpiecznych typów plików, a dostęp pracowników biura reguluje system uprawnień. Portal jest częścią tej samej licencji co reszta modułów — nie trzeba dokupować osobnej aplikacji ani utrzymywać drugiego narzędzia.