Kartoteka kontrahentów — fundament automatycznego księgowania

Najważniejsze pole nie jest tym, o którym myślisz

Naturalnym kandydatem wydaje się NIP — to on identyfikuje kontrahenta na fakturach i w rejestrach. Ale spójrz na wyciąg bankowy: NIP-u tam nie ma. Jest za to numer rachunku nadawcy.

Dlatego przy parowaniu wpłat pierwszym i najpewniejszym tropem jest IBAN. Jeżeli rachunek widnieje w kartotece, kontrahent jest znany od razu, zanim system w ogóle zajrzy w tytuł przelewu. Jeżeli go nie ma, pozostaje treść tytułu — a ta bywa dowolna, bo pisze ją człowiek po drugiej stronie. Więcej o tym, jak te tropy działają w praktyce, w tekście o imporcie wyciągu bankowego.

Praktyczny wniosek jest prosty: każda wpłata od nowego kontrahenta to okazja, żeby dopisać jego rachunek do kartoteki. Raz wpisany, pracuje przy każdej kolejnej wpłacie.

Co powinno się znaleźć w karcie kontrahenta

Pole	Po co	Skutek braku
NIP	Rozpoznawanie kontrahenta na dokumentach, pobranie danych z rejestrów	Dane wpisywane ręcznie, ryzyko duplikatu
Rachunki bankowe	Parowanie wpłat na wyciągu	Wpłaty trafiają do ręcznego przypisania
Pełna nazwa i adres	Dokumenty, korespondencja, wezwania	Poprawianie przy każdym wydruku
Domyślne konto księgowe	Powtarzalna dekretacja	Wybór konta przy każdym dokumencie
Domyślny termin płatności	Poprawne terminy na fakturach i w rozrachunkach	Błędne monity o zaległości
Waluta rozliczeń	Faktury i różnice kursowe	Pomyłki przy dokumentach walutowych
E-mail do faktur	Wysyłka dokumentów, monity	Ręczne szukanie adresu w skrzynce

Skąd brać dane, żeby ich nie przepisywać

Ręczne wklepywanie nazwy i adresu z faktury to praca, którą rejestry publiczne wykonają dokładniej. Po numerze NIP dane pobierzesz z czterech źródeł, a każde ma inny zasięg:

• Wykaz podatników VAT prowadzony przez Ministerstwo Finansów — podatnicy VAT czynni i zwolnieni, wraz z rachunkami zgłoszonymi do wykazu.
• KRS — spółki i inne podmioty rejestrowe.
• CEIDG — jednoosobowe działalności gospodarcze.
• Rejestr REGON prowadzony przez GUS — każdy podmiot z nadanym numerem REGON, niezależnie od statusu VAT.

To ostatnie źródło bywa niedoceniane, a domyka istotną lukę: świeżo założona działalność korzystająca ze zwolnienia podmiotowego nie figuruje w wykazie MF. Jeżeli system pyta wyłącznie tam, przy takim kontrahencie zwróci pustkę i trzeba będzie wpisać wszystko ręcznie.

Cztery choroby kartoteki

1. Duplikaty

„Kowalski Jan", „Kowalski Jan PHU" i „PHU Kowalski" to trzy karty i trzy osobne salda rozrachunków tego samego podmiotu. Powstają, gdy kolejne dokumenty wprowadzają różne osoby, każda po swojemu. Leczenie: scalanie, nie usuwanie — o czym niżej.

2. Nieaktualne dane po zmianach

Firma zmienia siedzibę albo formę prawną, a kartoteka pamięta stan sprzed trzech lat. Na fakturach idą nieaktualne dane, a wezwania wracają z poczty.

3. Brakujące rachunki

Najkosztowniejsza z chorób, bo jej skutki widać dopiero przy księgowaniu wyciągu — jako pozycje, których nikt nie przypisał automatycznie.

4. Jeden kontrahent, wiele rachunków

Większa firma potrafi płacić z rachunku bieżącego, walutowego i z rachunku spółki zależnej. Karta powinna mieć miejsce na wiele rachunków — inaczej połowa wpłat od stałego klienta wygląda jak wpłaty od nieznajomego.

Higiena kartoteki — trzy rzeczy raz na kwartał

1. Przejrzyj listę kontrahentów bez rachunku bankowego i uzupełnij tych, od których faktycznie przychodzą wpłaty. To najkrótsza droga do poprawy skuteczności automatu.
2. Wyszukaj duplikaty po NIP-ie, nie po nazwie. Ten sam NIP na dwóch kartach to duplikat pewny; podobna nazwa to tylko podejrzenie.
3. Odśwież dane najaktywniejszych kontrahentów z rejestrów. Dwadzieścia kart, na które przypada większość dokumentów, wystarczy w zupełności.

Przy scalaniu duplikatów obowiązuje jedna zasada: scalaj, nie usuwaj. Usunięcie karty, do której przypisano dokumenty, zrywa powiązanie z historią księgowań i rozrachunkami — a to właśnie z tej historii korzysta później automatyczna dekretacja.

Jak to przekłada się na automat

Kartoteka jest wejściem dla trzech mechanizmów naraz. Po pierwsze, rozpoznanie kontrahenta na dokumencie — po NIP-ie z faktury. Po drugie, propozycja dekretu, budowana na historii księgowań tej właśnie karty; jeśli dokumenty tego samego dostawcy rozsypane są po trzech duplikatach, historia jest rozdrobniona i propozycje są słabsze. Po trzecie, parowanie wpłat — po rachunku.

Innymi słowy: jedna zaniedbana tabela psuje trzy rzeczy jednocześnie, a naprawiona — poprawia trzy naraz.

Contivo — dane z rejestrów, bez przepisywania

W Contivo kartotekę uzupełnia się numerem NIP: system sięga po dane do wykazu podatników VAT Ministerstwa Finansów, do KRS, do CEIDG oraz do rejestru REGON prowadzonego przez GUS, więc obejmuje także podmioty, których w wykazie VAT nie ma. Karta kontrahenta przechowuje wiele rachunków bankowych i to po nich system rozpoznaje nadawcę wpłaty przy księgowaniu wyciągu. Historia księgowań przypisana do karty zasila propozycje dekretów dla kolejnych dokumentów tego kontrahenta.